Assistant - Assistante de Direction H/F - Ehpad les Myosotis

L'assistante(e) de direction est chargée de la conduite opérationnelle de l'établissementdans le domaine administratif, et assure le reporting régulier à la direction déléguée desite. Elle travaille en lien avec le service siège pour la facturation et le mandatement.- Suivre et mettre à jour la conformité des documents et activités en prévisiond'inspections inopinées de toute nature (IGAS, DDPP, ARS.),- Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction de comptes-rendus, préparation descourriers aux familles et courriers aux fournisseurs à faire valider par la direction,- Reporting à la direction,- Etre l'interlocuteur privilégié des résidents et des familles sur les diversesquestions de la vie à l'EHPAD (en dehors du soin),- Identification et recensement des besoins et attentes des résidents et des familles- Prise de RDV pour les visites de préadmission (séjours permanents, temporaireset accueil de jour) et les admissions en lien avec le médecin coordonnateur, lacadre de santé et la psychologue- Gestion de la liste d'attente : préparation des courriers, relance des familles ayant déposéun dossier.préparation des courriers suite aux commissions d'admission- Préparation de la sortie des résidents en coordination avec l'IDEC et la lingère (remise deseffets personnels en cas de décès, liaison avec le nouvel établissement et suivi dutransport et effets personnels en cas de transfert définitif)- Réception et enregistrement des demandes d'admission dans le logiciel métier TITAN- Information (agents, résidents, familles) concernant les admissions, orientations, suivide dossiers.- Remise des dossiers d'accueil, plaquettes de l'EHPAD, plans d'accès.- Traitement des dossiers, documents : enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage- Gestion, traitement des données et informations concernant les dossiersadministratifs (recherche, recueil, analyse, priorisation, classement, suivi desdossiers de résidents)- Préparer les documents de la facturation, et assurer la transmission des informationsavec le service siège centralisé- Organiser l'admission administrative et de l'admission soignante et hôtelière encollaboration avec le cadre de santé ou IDEC,- Organiser les commissions d'admission,- Etablir les bons de commande,- Préparer les éléments pour le mandatement, et assurer la transmission des informationsavec le service siège centralisé- Gérer les stocks et les réserves administratives (commande Bruneau..)- S'assurer de la bonne préparation des réunions institutionnelles internes- Remplacer les agents de l'accueil en leur absence et en cas d'absence simultanée del'agent d'accueil et de l'aide au soin IDE- Aide à la rédaction du rapport annuel d'activités,- Répondre aux différentes enquêtes administratives, sous contrôle de la direction,- Participer à la réalisation d'enquête de satisfaction des usagers (résidents et familles) enlien avec le service Qualité,- Suivi des réclamations de 1er niveau (remarques, réclamations familles),- Connaissances en législation sociale, médico-sociale ou sanitaires appréciées,- Connaissances informatiques : logiciel Berger-Levrault/TITAN / Chorus / Horizontal SoftwareSuite office (Word, Excel, PowerPoint) appréciées

Experience: 12 Mois - En établissement pour personnes âgéeCompétences: Planification des tâches et gestion des prioritésQualification: Agent de maîtriseSecteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgéesListe des qualités professionnelles:Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.