Assistant du Maire et des Élus Chargé du Protocole - Mairie de Meylan H/F - Communes

L'équipe de direction est composée :- D'une Directrice Générale des Services (DGS)- D'un comité de direction (1 DGSA, 2 DGA, 1 Dir. CCAS)- D'un.e Assistant.e de direction du DGS- D'un.e Assistant.e des élus et chargé.e du protocole- D'un Chargé de mission transformation- D'une Chargée de mission citoyennetéLe poste d'assistant.e des élus et chargé.e du protocole est hiérarchiquement rattaché au DGS. Il/elle travaille en lien étroit avec l'assistant.e de direction du DGS.L'assistant.e entretient des relations fonctionnelles étroites avec :- Le cabinet du maire (coordination des agendas des élus, suivi des courriers, organisation des événements protocolaires, circulation de l'information institutionnelle)- Les services municipaux concernés par l'organisation des cérémonies et manifestations- Les élus municipaux dans le cadre de leurs missions institutionnellesSecrétariat des élus- Gestion des agendas des élus (prise de rendez-vous, organisation des réunions)- Accueil téléphonique et physique pour les élus- Gestion des courriels et du courrier entrant/sortant des élus- Rédaction de courriers administratifs et institutionnels- Gestion des parapheurs- Organisation des audiences des habitants, associations et organismes extérieurs- Interface administrative entre la direction générale et le secrétariat des élus- Accueil administratif d'un nouvel élu (accès, matériel, information)- Organisation des astreintes des adjointsProtocole et événements- Organisation des événements protocolaires (cérémonies commémoratives, voeux, inaugurations, accueil des nouveaux arrivants)- Gestion du fichier des contacts protocolaires- Organisation des rencontres institutionnelles (jumelages, partenariats)- Présence logistique lors des cérémonies et manifestations officielles- Organisation du recrutement des assesseurs lors des élections- Accueil physique des visiteurs, partenaires et délégations reçus par les élus (installation, logistique de salle)- Mise en forme de supports de présentation (diaporamas, dossiers de séance)Missions secondaires- Contribution ponctuelle à des tâches administratives transversales à la demande du DGSMissions dans le cadre de la polyvalence avec le poste d'assistant.e de direction du DGS- Assurer, en cas d'absence de l'assistant·e de direction du DGS, la continuité des missions essentielles de l'assistanat de direction : gestion de l'agenda, accueil physique et téléphonique et suivi des parapheurs

SAVOIRS- Organisation et fonctionnement d'une collectivité territoriale et de ses services- Connaissance des instances et du fonctionnement des élus locaux- Règles protocolaires et cérémoniales- Connaissance de l'anglais (niveau opérationnel)- Maillage des acteurs du territoireSAVOIR-FAIRE OPERATIONNELS- Maîtrise des outils bureautiques : Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)- Maîtrise des logiciels métiers : Kolok, Civil Finances- Techniques rédactionnelles : courriers, notes, comptes-rendus administratifs- Conception d'outils de planification et de suivi- Rédiger, sécuriser et contrôler l'application de procédures administratives- Capacité à restituer, synthétiser et transmettre l'information- Organisation d'événements et gestion logistiqueSAVOIR-ETRE ET COMPETENCES RELATIONNELLES :- Discrétion absolue et respect de la confidentialité- Sens du service public et neutralité- Organisation, anticipation, rigueur et méthode- Capacité d'adaptation et réactivité face aux sollicitations multiples- Diplomatie et aisance relationnelle- Sens du collectif et de l'intérêt général- Autonomie et capacité à alerter / rendre compte- Disponibilité (présence requise : 19 mars, 8 mai, 11 novembre ; voeux en janvier ; inaugurations)