Secrétaire - Conseil Départemental de la Haute-Saône H/F - Conseils départementaux

Le/la secrétaire assure l'accueil physique et téléphonique des usagers du service social, des assistants familiaux, des professionnels d'autres directions du Département et des partenaires.Il/elle assure à l'assistance administrative: instruction et gestion des procédures spécifiques, mise en oeuvre des orientations de la collectivité.ACTIVITES PRINCIPALES :MISSION D'ACCUEIL * Recevoir les personnes (accueil physique ou téléphonique); * Recueil et analyse des demandes formulées par les usagers; * Informer et renseigner en fournissant des indications orales ou des recommandations (utilisation de supports écrits tenus à jour pour la constitution de dossiers); * Etablir un pré-diagnostic (valide la cohérence entre la demande posée et la possibilité d'apporter une réponse par l'offre de service); * Conseiller et orienter les usagers, programmer les rendez-vous, orienter directement vers un travailleur social ou un service.INSTRUCTION ET GESTION DES PROCEDURES SPECIFIQUES * Saisie de données sur les logiciels métiers (Iodas et Excel); * Vérification des critères d'accès et de la complétude des dossiers; * Suivi du circuit de traitement; * Tenue à jour des fichiers;ASSISTANCE ADMINISTRATIVE * Gestion du courrier * Remise des chèques services à l'accueil aux usagersACTIVITES SECONDAIRES: * Participer aux réunions de service; * Archivage et classement des dossiers; * Réceptionner, distribuer les chèques déjeuners et tenir la régie correspondante; * Gérer les plannings (astreintes, réservation des bureaux), l'affichage (salles d'attente), les véhicules, les fournitures et les petits travaux.CONDITIONS ET CONTRAINTES D'EXERCICE : * Moyens mis à disposition: bureau de travail, matériel informatique, bureautique et téléphonique (casque), véhicule de service; * Accès à la formation professionnelle; * Respect du secret professionnel. * Prestations sociales:- Participation à la prévoyance et à la mutuelle santé (contrat labellisé) ;- Adhésion au CNAS ;- Titre restaurant avec participation employeur. * RIFSEEP + CIA «sous réserve de la réalisation des objectifs fixés».

COMPETENCES RELATIONNELLES * Sens de l'accueil, de l'écoute, notamment auprès des personnes en souffrance; * Compréhension générale, évaluation rapide des situations et gestion des situations urgentes, agressives ou hors normes; * Repérage des comportements à risque, mise en oeuvre de mesures appropriées en situation d'urgence; * Esprit d'équipe et travail en équipe; * Prise de distance par rapport aux situations difficiles des usagers; * Adaptation de son mode de communication au public concerné.COMPETENCES ADMINISTRATIVES * Maitrise de l'outil informatique (Pack office) afin d'actualiser les données et leur suivi; * Traiter le courrier et les messages papiers et électroniques; * Gérer le flux, la diffusion, la mise à jour des informations et des documents ou déclarations imposés par les dispositions légales ou réglementaires. * Connaissance des règles d'accès aux documents administratifs et des règles relatives à la loi informatique et liberté (RGPD); * Connaissance des procédures relatives aux dispositifs suivis; * Discrétion, respect du secret professionnel; * Rigueur et sens de l'organisation; * Réactualiser ses connaissances et compétences par des actions de formation.