Agent Chargé de la Comptabilité et du Secrétariat - Mairie de Boulogne-Sur-Mer H/F - Communes

En collaboration et sous la responsabilité de la directrice du Quadrant vous assurez :- La gestion comptable du réseau des bibliothèques du Quadrant- Le secrétariat de la Direction* Gestion comptable et budgétaire :- Assurer le traitement des dépenses et des recettes du réseau Le Quadrant- Établir et suivre les bons de commande- Suivre les facturations et l'enregistrement des factures pour les acquisitions de livres à l'organisme de gestion collective La Sofia- Tenir à jour les tableaux de bord financiers et les outils de suivi du budget du réseau - Assurer le suivi des subventions (conventions, décisions, états de dépenses des financements accordés..)- Contrôler les engagements comptables et les échéances de paiement- Participer à l'élaboration et au suivi du budget du service- Assurer le suivi des dossiers d'amendes en collaboration avec l'agent dédié à cette mission* Secrétariat et gestion administrative /- Assurer l'interface administrative avec les services compétents de la ville, les fournisseurs et prestataires- Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs (courriers, notes, comptes-rendus, rapports, conventions, délibérations...)- Gérer l'entrée des congés et des récupérations du personnel de la bibliothèque des Annonciades et de la Bibludothèque Damrémont dans le logiciel Astre RH. -Assurer le suivi des tableaux relatifs aux congés, récupérations et heures supplémentaires, déclaration au service des ressources humaines- En lien avec la direction, assurer le suivi des échéances de contrat- Assurer avec la direction le suivi administratif relevant des marchés publics- Assister la direction dans le suivi des projets et des activités du réseau- Contribuer à la préparation des bilans d'activités, rapports annuels et participer à la collecte des données statistiques d'activité (dont les statistiques annuelles du ministère de la Culture)- Gérer l'archivage physique et numérique des documents générés par les tâches comptables et du secrétariat- Gérer le dossier de renouvellement des abonnements aux périodiques pour le Quadrant et pour la documentation de la ville.- Assurer les réclamations en collaboration avec l'agent dédié à cette mission.- Commander et gérer le stock des fournitures de bureau* Particularités dans l'exercice du poste :- Travail du mardi au samedi, avec tranches horaires incompressibles- Travail en soirée ou le dimanche à l'occasion des manifestations du réseau- Travail sur écran et utilisation quotidienne d'outils informatiques

SAVOIRS :- Connaissance des règles de comptabilité publique et des procédures administratives des collectivités territoriales- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des bibliothèques- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Bluemind)- Connaissance des logiciels de gestion financière et administrative (Astre RH, Astre GF, Chorus...)- Notions relatives aux marchés publics appéciéesSAVOIR-FAIRE :- Assurer le suivi de dossiers multiples dans le respect des délais- Élaborer et suivre des tableaux de bord- Identifier et gérer des priorités- Savoir alerter la hiérarchie en cas de problèmeSAVOIR-ÊTRE :- Avoir le sens du service public- Avoir le sens de l'organisation et de l'anticipation- Avoir le sens des responsabilités- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe- Être force de proposition, avoir l'esprit d'initiative- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle- Capacités d'adaptation et polyvalence- Savoir gérer la pression- Disponibilité et réactivité