Assistant - Assistante Administative Eau Assainissement H/F - CCVBA

Accueil téléphonique et physique du public :

- Accueillir et renseigner les usagers.
- Organiser les interventions eau et assainissement : ouverture et fermeture compteurs, fuite, problème d'assainissement etc ; édition et transmission de fiches aux agents techniques, suivi des retours et relance si besoin, enregistrement sur logiciel OMEGA.
- Enregistrer et suivre les réclamations.
- Gérer les demandes via le portail abonné et « mes démarches en ligne ».
- Être support de l'accueil général (téléphone et physique) :
- Conseiller les usagers sur les procédures et orienter le cas échéant vers l'interlocuteur ou le service compétent.
- Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations (RGPD).
- Répondre aux appels téléphoniques, filtrer, prendre et transmettre les messages. - Gérer si besoin le planning des salles et des véhicules administratifs.

Gestion administrative :

- Traiter, enregistrer et transmettre les courriers écrits et électroniques, leur apporter une réponse le cas échéant.
- Préparer et envoyer les documents par voie postale et électronique.
- Assister si besoin les services dans leurs tâches administratives, notamment le secrétariat du service eau.
- Diffuser des informations par voie d'affichage et électronique.
- Transmettre les analyses d'eau aux communes.
- Gérer et mettre à jour les bases de données de la régie.
- Être support de tout service en demande de gestion administrative
- Participer activement à l'amélioration continue de la qualité d'accueil en reportant tout évènement ou situation pouvant être amélioré(e), être force de proposition auprès de son/sa responsable

Compétences liées au poste

Compétences techniques :

- Règles de l'expression orale et écrite de qualité.
- Maitrise des procédures administratives.
- Maitrise des logiciels de bureautique.
- Compréhension du fonctionnement d'un compteur, de l'acheminement et du traitement des eaux.
- Maitrise du vocabulaire technique de base des services eau et assainissement.
- Compréhension du système de facturation.
- Maitrise de logiciel de gestion + tablette.
- Communication orale et écrite.

Traits de personnalité :

- Sens du service public.
- Qualités de rigueur, d'organisation, d'autonomie et de confidentialité impératives.
- Présentation correcte
- Aisance rédactionnelle.
- Aptitude à la polyvalence.
- Bon relationnel, dynamisme et capacité à travailler en équipe.
- Être force de proposition.
- Gestion du stress

Experience: 12 Mois

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.