Assistant Administratif Petite Enfance H/F - Mairie de Saint-Fons

Nous recherchons un.e assistant.e administratif.ve dans le cadre d'un CDD de remplacement pour une durée de 4 mois, éventuellement renouvelable.Missions de :- Accueil de premier niveau des familles- Assistance administrative du service- Participation à la gestion des présences d'enfants notamment pour les accueils occasionnelsActivitésACCUEIL DE PREMIER NIVEAU EN EAJE- Accueillir les parents et les enfants à l'entrée de la structure : prise d'information et transmission à l'équipe de direction et de terrain en cas d'absence ou d'indisponibilité, notification des arrivées précoces / retards demandés par la famille, orientation des parents en recherche de mode de garde vers le PIF Petite enfance ou le RAM- Accueil téléphonique : renseignements et réorientation vers les interlocuteurs pertinents (direction des structures, PIF voire responsable Petite enfance), prise de rendez-vous des familles avec l'équipe de direction- Vérification de l'utilisation par les familles des systèmes de pointage automatisés en début et fin de journée, avec les membres de l'équipe de direction- Participation à la gestion des accueils occasionnels : relance téléphonique, suivi des coupons des familles demandeusesASSISTANCE ADMINISTRATIVE DU SERVICE- Création et suivi des dossiers « enfant »- Vérification des pointages avant facturation- Gestion du planning trimestriel de présence des enfants- Saisie des dossiers et contrats des familles sur CONCERTO- Mise à jour des dossiers familles 2 fois par an pour reconduction des contrats janvier et fin août- Réactualisation des données en cas de changements (nouvelle année fiscale pour les tarifs, naissance, date de validité des assurances, fin de contrats)- Classement des documents fournis par les familles et transmission à l'équipe des documents relatifs à l'accueil du nouvel enfant (fiche d'adaptation, fiche de liaison, fiches des répondants)- Édition et transmission des plannings quotidiens de présence des enfants- Appui aux équipes de direction pour la commande de repas avec le prestataire- Saisie de bons de commandes (restauration, hygiène/entretien et papeterie)- Suivi et réception des commandes- Gestion des plannings d'occupation de bureaux en fonction des besoins- Archivage des dossiers de la crèche- Confection d'affichages pour transmission d'informations aux familles- Préparation des documents essentiels au regroupement sur le multi-accueil Louise Michel et saisie des familles en demandant l'inscription- Saisie et suivi des consommations de couches (tableur excel)SECRÉTARIAT- Prise de rendez-vous / gestion des agendas- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques- Création de documents (courriers, .),- Contribution aux processus d'archivage des dossiersCompétences requisesSavoirs : Connaissance des modes de gardes sur la communeConnaissance sur les équipements petite enfance de la communeSavoir-faire : Vraie appétence pour le travail au quotidien sur les logicielsMaîtrise du logiciel OPUS CONCERTOSavoir-être : Patience, Diplomatie, Discrétion, Adaptabilité, AnticipationRéactivité pour gérer l'urgence et l'imprévu, Travail en équipePositionnementLiens hiérarchiques : sous l'autorité de la directrice de l'EAJE (n+1) et de la responsable Petite Enfance (n+2)Liens fonctionnels : coordination déléguée petite enfance, équipes de direction des EAJE, responsable du relais petite enfance, familles (suivi contrat, gestion des accueils occasionnels), prestataire restaurationParticularités (contraintes/difficultés ou autres.) :Certaines périodes de congés imposésParticipation aux journées pédagogiques du service et de la structure selon les thématiques abordéesRéunion d'équipe environ 6 fois /an en soiréeConfidentialité et neutralité dans les rapports aux familles du territoire

Experience: 12 MoisCompétences: Accompagner l'enfant dans l'apprentissage des gestes de la vie quotidienne et des règles de vie en collectivité,Organiser et animer des activités ludiques et d'éveil,Préparer et donner un repas, une boisson à l'enfant,Procéder à la toilette et aux soins de l'enfant,Procurer à l'enfant des éléments de confort, de réconfortQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.