Secrétaire d'Accueil H/F - Prado Education

Le Prado Éducation, institution Lyonnaise historique, regroupe 35 établissements et services sur 4 domaines d'action : la protection de l'enfance, l'enfance en situation de handicap, la protection judiciaire de la jeunesse et l'insertion par l'activité économique sur différents types d'établissements comme l'internat, le semi internat, l'accueil de jour et le milieu ouvert. Le Prado accompagne chaque année plus de 2 300 enfants, jeunes, familles et adultes. L'association se distingue par ses valeurs : éducation inconditionnelle, insertion et autonomie, pouvoir d'agir, inspiration chrétienne et laïcité, et circulation de la parole.
Rattaché(e) directement à la Directrice Générale, vous occupez un poste clé au sein de l'Association. Véritable interface entre les visiteurs, les collaborateurs, les partenaires et la Direction, vous contribuez à la qualité de l'accueil, à la fluidité de la communication interne et externe ainsi qu'au bon fonctionnement administratif des services.- L'accueil des visiteurs- La gestion des appels et le filtrage téléphonique- La gestion du courrier arrivée/départ- Assistante des services Logistique, Communication et Philanthropieo Gestion du parc des téléphones portables (commandes, mise à jour base de données)o Suivi du parc véhicules du Prado (cartes DKV) et gestion des véhicules de la Direction Généraleo Gestion des contraventions (désignation des conducteurs)o Enregistrement des dons et établissement des reçus fiscaux, mise à jour de la base de donnéeso Gestion et suivi des commandes chez l'imprimeur (devis, suivi, livraisons, factures...) o Organisation matérielle d'évènements (réflexion à l'organisation, café d'accueil, commande des repas ...)o Appui ponctuel sur des missions de communication (recensement de besoins auprès des établissements, relectures de supports ...)o Participation à la mise en valeur des espaces de la DG (affichages, décoration, signalétique...)o Gestion et suivi des commandes chez l'imprimeur (devis, suivi, livraisons, factures...) - Reporting de l'activité des établissements et contrôle NEMO- Tous travaux liés à l'activité de la Direction Générale (gestion du quotidien et des aléas, soutien et relais à la secrétaire de Direction)- Les commandes et gestion des fournitures de la Direction GénéraleVOTRE PROFIL :Savoir-faire- Expérience de secrétariat exigée, - Maitrise des outils bureautiques indispensables (Word, Excel et PowerPoint).Savoir être - Sens de l'accueil et du service, - sens de l'organisation et de la communication, discrétion, - esprit d'équipe, - esprit d'initiative et réactivité sont nécessaires.Exigence du poste : Présence tous les jours de la semaine.Nous rejoindre, c'est intégrer un établissement à taille humaine, engagé pour les enfants, avec une direction bienveillante et accessible, valorisant le travail collaboratif et pluridisciplinaire. Vous bénéficiez d'un accompagnement, de formations adaptées et d'opportunités d'évolution professionnelle.- Rémunération à parfaire selon l'expérience (CCN 66) + Prime SEGUR - 9 Congés trimestriels annuels en supplément des CP + jour d'ancienneté (jusqu'à 5) - Avantages sociaux (mutuelle familiale, jours enfant malade, CET...)- Avantages CSE

Experience: 3 An(s)Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Communication interpersonnelle,Logiciel de traitement de texte,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Utilisation de logiciels de tableur,Utilisation d'une machine à affranchir,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Fournir des informations générales sur l'entreprise,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Identifier, traiter une demande client,Maintenir une communication claire et professionnelle,Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Surveiller les livraisons et les expéditions,Utiliser les outils numériquesPermis: B mention 79.06 (= EB) souhaitéQualification: TechnicienSecteur d'activité: Autre accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants et d'adolescentsListe des qualités professionnelles:Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.