Assistante de Direction et d'Un Elu - Commune de la Ciotat H/F - Communes

Assistant(e) de la Directrice Générale Adjointe, l'agent réalise différentes tâches (administratives, techniques...)Participation à l'organisation du secrétariat de la DGA, de l'Unité des Risques/PCS/OLD et BIR, des techniciens Voirie et Mobilités et de l'élu-e déléguée au tourisme, à la propreté et au nettoiement.Activités du poste :- Accueil téléphonique : recevoir et orienter les demandes- Assurer la gestion des courriers : enregistrement, expédition, suivi - Constituer les dossiers supports aux réunions- Contribuer à la complétude des dossiers pour les conseils municipaux via K Delib -rédaction des rapports et questions-réponses-- Prise de rendez-vous et gestion de l'agenda et des mails de la Directrice et de Madame BONAN- Contrôler les échéances institutionnelles- Etablir et transmettre le calendrier mensuel des astreintes- Gestion des fournitures de bureau et des périphériques informatiques.- Demandes des accès et matériels pour les nouveaux agentsRédaction des documents, courriers de la Direction et du Maire- Rédaction de rapports et courriers divers- Rédaction de comptes rendus de réunionSuivi des réponses faites aux requêtes des administrés- Effectuer les relances si nécessaire auprès des Services et Directions- Solliciter des Services et entreprises extérieurs (Département, Métropole, PNC et sous-traitants)- Effectuer des demandes d'interventions dans les logiciels dédiés (MAARCH, ASTECH) et sur sites dédiés Xpfibre, Orange, Portail Collectivités ENEDIS- Tenir des tableaux de suivi des demandes- Assurer la vérification de la complétude des réponses apportéesArchivage et documentation- Archivage des dossiers papier et numériques - Constitution d'un plan de classementTâches RH - Faire signer différents documents RH aux agents et assurer leur transmission au Service RH- Contrôler et transmettre les déclarations de paiement des astreintes- Assister la direction dans la gestion du planning des agents et de leurs congés- Planifier et suivre les entretiens et notations annuels des agents- Contribuer à la mise à jour des fiches de poste des agents de la Direction

Connaissances / savoir-faire - Savoir hiérarchiser les priorités- Savoir rendre compte- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) et logiciels spécifiques (MAARCH, GTT, ASTECH, SIG, Kdelib)- Culture juridique, financière, ainsi qu'aux règles et outils de communication- Savoir filtrer, traiter et orienter des informations- Savoir rédiger parfaitement (orthographe et style)- Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer- Connaissance de l'environnement territorialSavoir-être- Autonome et polyvalent- Rigueur et capacité d'organisation- Qualité d'écoute et d'échange : être capable de collaborer avec l'ensemble des services et des directions- Réactivité, adaptabilité, convivialité.- Disponibilité, discrétion.- Capacité relationnelle.FORMATION(S) REQUISE(S)Bac +2 orienté secrétariat ou autre formation équivalenteCONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTETravail sur écranPoste à temps complet - horaires fixes avec amplitude variableDéplacement sur le terrain pour raison de service