Assistante de Direction et d'Un Elu - Commune de la Ciotat H/F - Communes

Assistant(e) de la Directrice Générale Adjointe, l'agent réalise différentes tâches (administratives, techniques...)
Participation à l'organisation du secrétariat de la DGA, de l'Unité des Risques/PCS/OLD et BIR, des techniciens Voirie et Mobilités et de l'élu-e déléguée au tourisme, à la propreté et au nettoiement.

Activités du poste :
- Accueil téléphonique : recevoir et orienter les demandes
- Assurer la gestion des courriers : enregistrement, expédition, suivi
- Constituer les dossiers supports aux réunions
- Contribuer à la complétude des dossiers pour les conseils municipaux via K Delib -rédaction des rapports et questions-réponses-
- Prise de rendez-vous et gestion de l'agenda et des mails de la Directrice et de Madame BONAN
- Contrôler les échéances institutionnelles
- Etablir et transmettre le calendrier mensuel des astreintes
- Gestion des fournitures de bureau et des périphériques informatiques.
- Demandes des accès et matériels pour les nouveaux agents
Rédaction des documents, courriers de la Direction et du Maire
- Rédaction de rapports et courriers divers
- Rédaction de comptes rendus de réunion

Suivi des réponses faites aux requêtes des administrés
- Effectuer les relances si nécessaire auprès des Services et Directions
- Solliciter des Services et entreprises extérieurs (Département, Métropole, PNC et sous-traitants)
- Effectuer des demandes d'interventions dans les logiciels dédiés (MAARCH, ASTECH) et sur sites dédiés Xpfibre, Orange, Portail Collectivités ENEDIS
- Tenir des tableaux de suivi des demandes
- Assurer la vérification de la complétude des réponses apportées

Archivage et documentation
- Archivage des dossiers papier et numériques
- Constitution d'un plan de classement

Tâches RH
- Faire signer différents documents RH aux agents et assurer leur transmission au Service RH
- Contrôler et transmettre les déclarations de paiement des astreintes
- Assister la direction dans la gestion du planning des agents et de leurs congés
- Planifier et suivre les entretiens et notations annuels des agents
- Contribuer à la mise à jour des fiches de poste des agents de la Direction

Connaissances / savoir-faire
- Savoir hiérarchiser les priorités
- Savoir rendre compte
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) et logiciels spécifiques (MAARCH, GTT, ASTECH, SIG, Kdelib)
- Culture juridique, financière, ainsi qu'aux règles et outils de communication
- Savoir filtrer, traiter et orienter des informations
- Savoir rédiger parfaitement (orthographe et style)
- Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Connaissance de l'environnement territorial
Savoir-être
- Autonome et polyvalent
- Rigueur et capacité d'organisation
- Qualité d'écoute et d'échange : être capable de collaborer avec l'ensemble des services et des directions
- Réactivité, adaptabilité, convivialité.
- Disponibilité, discrétion.
- Capacité relationnelle.
FORMATION(S) REQUISE(S)
Bac +2 orienté secrétariat ou autre formation équivalente
CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE
Travail sur écran
Poste à temps complet - horaires fixes avec amplitude variable
Déplacement sur le terrain pour raison de service