Assistant des Elus - Bonneuil-Sur-Marne H/F - Communes

Au service de l'autorité territoriale, vous êtes en charge de l'assistanat administratif des Elu-e-s de la Municipalité. Vous assurez un soutien permanent et étroit des Elu-e-s de rattachement en matière de planification, d'organisation de leurs agendas, de communication avec les services de la ville et la population, au sein de l'équipe de l'unité.Assister les Elu-e-s dans le cadre de la gestion administrative de leur mandat : - Gérer les agendas en fonction de leurs organisations personnelles, organiser les déplacements, répondre aux sollicitations des services en fonction des priorités et des délégations des différents élus- Organiser et planifier les réunions de travail : rédiger les ordres du jour, préparer les dossiers, respecter les délais de transmission des documents avant la réunion, prendre des notes et rédiger de comptes rendus- Organiser les permanences pour la population : préparation des dossiers, suivi des suites à donner- Gérer le courrier entrant et élaborer les réponses d'après les consignes des élus- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public : renseigner les interlocuteurs et relayer l'information, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques- Gérer l'administration des dossiers spécifiques relatifs au domaine d'activité de-s Elu-e-s de rattachement - Gérer les tâches administratives inhérentes à l'activité : suivre les parapheurs, organiser le classement et l'archivage des dossiers- Traiter les demandes particulières et proposer les réponses adaptées- Travailler en équipe avec les autres assistant-e-s de l'unité, les suppléer selon les nécessités de services- Selon l'organisation de l'unité, participer au suivi budgétaire et à la tenue de la régie d'avances en tant que régisseur suppléant du-de la coordinateur-trice

Savoirs Bonnes connaissances de l'environnement professionnel, des techniques liées au secrétariat et des outils bureautiquesBonne connaissance des règles de l'expression orale et écrite de qualitéConnaissance des compétences et du fonctionnement des collectivités territoriales, contexte et enjeux de la collectivitéConnaissance des outils de tableaux de bord, de planification et de suiviConnaissances des règles de base de la comptabilité publique et des règles de tenue d'une régieSavoir-FaireNotions d'organisation, d'anticipation et de gestion du temps de travailQualités rédactionnelles confirmées, des capacités de synthèseCapacité à travailler de manière transversale et à rendre compteSavoirs Etre Réactivité, rigueur, polyvalence, autonomie et capacité organisationnelleSens du dialogue, de l'écoute et de la diplomatieAvoir une grande capacité d'adaptationSens du travail en équipeSavoir être force de propositionExigences particulières relatives au posteRespect des obligations renforcées de discrétion et de loyauté à l'égard de l'autorité territoriale, des élus et du cabinetDisponibilités en fonction des nécessités de serviceDisponibilité requise : en soirée en fonction des besoins.