Secretaire - Conseil Departemental de la Reunion H/F - Conseils départementaux

Un poste de Secrétaire est à pourvoir au sein de la Direction de la Culture - Service Documentation.Sous l'autorité du Responsable du service, l'agent assure le secrétariat, les missions d'aide-documentaliste et toutes tâches administratives liées au fonctionnement du service. Il/elle veille à la bonne circulation des informations en interne et/ou externe.- Orienter et renseigner le public- Assurer l'accueil physique et téléphonique- Réceptionner les appels et messages et hiérarchiser leur urgence ou importance- Gérer les courriers- Traiter les courriers entrant et sortant sur AIRS- Enregistrer les courriers arrivées/départs- Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention- Mettre à jour des bases d'informations (Gedidoc, Cindoc).- Participer à des outils de veille, de diffusion, de publication et de partage de l'information, et créer des groupes de diffusion- Assurer le bulletinage, la numérisation, la reprographie et l'indexation des articles pour la revue de presse- Participer au traitement, archivage, classement du fonds documentaire en suivant les directives de la documentaliste- Gérer le recensement des utilisateurs ainsi que l'attribution, le suivi et le renouvellement des abonnements numériques- Exécuter et suivre les procédures administratives- Vérifier la validité des informations traitées- Mettre en forme et présenter des dossiers- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs, comptes-rendus de réunion, etc- Assurer la reproduction et la diffusion des documents produits par le service- Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc.)- Assurer le suivi des réunions, rendez-vous, etc. et des absences de l'équipe (congés, RTT, formations).- Gérer les stocks et les demandes de fournitures et/ou de mobiliers- Classer et/ou archiver les dossiers du service- Trier, classer et archiver les dossiers du service dans les cartons dédiés

- Fonctionnement de la collectivité et de son environnement- Connaissance du logiciel AIRS souhaité- Techniques documentaires : analyse, indexation, etc- Techniques d'archivage et de classement- Techniques de secrétariat- Techniques rédactionnelles- Savoir orienter la demande au sein des services- Savoir planifier et organiser son travail- Sens des relations humaines- Sens de l'organisation- Esprit d'équipe- Esprit d'initiative- Rigueur- Discrétion- Disponibilité