Assistant Services à la Population - Mairie de Labruguiere H/F - Communes

Fonctions administratives :suit et gère les dossiers administratifssuivi et gestion des courriers et courrielstenue des agendas des élus- Etablit la diffusion et contrôle l'enregistrement du courrier- Reçoit, filtre et transmet les courriers d'informatiques- Assure le suivi des notes, contrôle et supervise la circulation des parapheurs- Lit et corrige les procès-verbaux de séances- Organise le classement et l'archivage des dossiers- Met en oeuvre la reliure des registres des actes (contrôle des tables, contacts avec le prestataire extérieur)- Gère les décisions (contrôle, mise à la signature, vérifie les pièces constitutives des dossiers, pré-contrôle de légalité avant transmission au contrôle de légalité),- Rédige des notes, courriers, mails- Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques internes et externes,- Organise la tenue de l'agenda (rendez-vous, réunions)- Prend en notes, rédige des courriers, notes de service- Organise et planifie des réunions (chefs de service et divers)- Suivi de divers dossiers thématiques- Contact direct et échanges permanents avec les responsables de service, les agents de l'équipe et le DGS- Communique avec l'ensemble des services municipaux, la direction générale, le Maire et les élus- Communication avec les autres collectivités et organismes extérieurs- Mise en place de la gestion électronique des documents- Mise en place du logiciel de la gestion électronique des délibérations, arrêtés et délégationsSavoirs socioprofessionnels- Techniques de secrétariat- Règles de l'expression orale et écrite de qualité, règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,- Utilisation de progiciels- Procédures du service,- Connaître le cadre réglementaire et savoir suivre son évolution (communication de documents, contrôle de légalité, affichage...)- Techniques de recherche d'information, fonctionnement de l'internet et de l'intranet- Tableaux de bord et outils de planification et suivi- Notions d'organisation et de gestion du temps de travailSavoir-faire- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités- Savoir faire face à des pics d'activité en fonction des obligations du service- Utilisation des logiciels et adaptation aux nouvelles technologiesAu niveau du secrétariat du DGS :- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités.- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages- Établir une relation de confiance

- Maîtriser les outils informatiques, numériques et bureautiques- Qualités d'écoute, de discrétion- Rigueur- Méthode de travail- Qualités rédactionnelles- Obligation de réserve- Sens du service public- Disponibilité