Assistante Du - De la Président de Commission d'Établissement Locale Cmel H/F - Hôpital Bichat–Claude Bernard

La secrétaire de la CMEL est en charge d'organiser, pour les membres de la CMEL, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au suivi des dossiers, ainsi que la gestion logistique associée.Missions permanentes :1 - Assurer le suivi des instancesEn lien avec la Présidence de la CMEL , pour la CMEL :o Préparer et assurer l'envoi des ordres du jour de la CMELo Veiller à l'organisation matérielle et logistique des instances : préparation des supports, préparation des salles, gestion de la visioconférenceo Assister aux séances de la CMELo Rédiger les comptes rendus en séance et assurer leur diffusiono Assurer le standard téléphonique de la CMELo Diffuser les campagnes d'information et appels à candidatureEn lien avec les co-présidents et les directions fonctionnelles référentes pour les sous-commissions :o Préparer et assurer l'envoi des ordres du jouro Veiller à l'organisation matérielle et logistique des instances : détermination du calendrier des commissions, préparation des salles, gestion de la visioconférenceo Assister aux sous-commissions (commission restreinte des effectifs, commission des structures, COPS)o Rédiger les comptes rendus en séance et assurer leur diffusiono Mettre en forme des documents (rapports d'activité, comptes rendus de réunion ou d'instance, tableaux, etc.)2 - Organiser et gérer le classement et l'archivage des documents (archives physique et numérique)o Archivages des compte-rendus des commissions (dispose et réseau) et autres documents liés aux fonctions de Président de la CMELo Campagne de révision des effectifs PH : réception, classement et archivage des dossiers ; complétion de l'Excel récapitulatif des candidatureso Campagne de nomination des chefferies de service : réception, classement et archivage des dossiers 3 - Assurer la gestion des outils de communication interne et externeo Mettre à jour les listes de diffusion exhaustives de la CMELo Gérer et partager les dossiers communs dans DISPOSEo Mettre à jour l'intranet : page de la CMEL et pages de ses sous-commissions, diffusion du « quoi retenir » sur la page d'accueil de l'intraneto Organiser et suivre les mises à jour des listes de membres des sous-commissions de la CMELo Créer des sondages pour les décisions de la CMEL avec LimeSurvey, communiquer et présenter les résultats4 - Missions spécifiqueso Assurer le circuit de signature des actes devant être signés par le Président ou la Présidente de la CMELo Organiser les rendez-vous du trio de la CMELo Gérer l'agenda du Président ou de la Présidente de la CMELo Appui à la préparation des élections de la CMEL en 2027

Formations et/ou qualifications :- Niveau Bac à Bac +3- Maîtrise d'internet et des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint- Connaissance de l'institution hospitalière appréciéeConnaissances particulières :- Maîtrise des logiciels Word, Excel et powerpoint- Qualités rédactionnellesQualités professionnelles :- Sens du service public et goût du travail en équipe.- Capacité à hiérarchiser les urgences- Discrétion, rigueur, dynamisme, qualités relationnelles.- Sens de l'organisation et de l'initiative.- Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations- Identifier un problème et savoir en rendre compte