Assistante Administrative - Gretz Armainvilliers H/F - Communes

Service Technique
placée sous l'autorité du Directeur des services techniques

L'agent est chargé :
-d'assurer l'accueil, l'information des usagers, et le secrétariat du service technique, assurer la gestion administrative de services techniques (bon de commande, baux de locations, courriers divers, mise à jour des tableaux de congés...)

Accueil et information :
* assurer l'accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires (écoles, associations,)

Secrétariat du service technique :
* enregistrer les messages et le courrier et les transmettre
* suivre les courriers du service : mise à la signature, copie et envoi
* effectuer la mise en forme et l'édition de documents
*gérer les demandes d'intervention auprès des services techniques (analyse, enregistrement, transmission)
* assurer le suivi, le classement, et l'archivage des dossiers du service

Traitement et suivi des demandes d'urbanisme :
* prendre les RDV
* gérer la mise en forme et signature des arrêtés, affichage, transmission à la Préfecture et classement des pièces


Assurer la polyvalence sur des missions d'accueil et de secrétariat

- maîtrise des techniques de secrétariat (classement, archivage...), des techniques de communication orale et écrite, et des outils bureautiques (internet, word, excel, logiciels divers)
- sens de l'accueil, de l'écoute et du travail en équipe, sens de l'initiative
- organisation, rigueur et discrétion ; gestions des délais d'instruction
- maîtrise de l'orthographe

- hebdomadaire : 37h30 heures sur 5 jours du lundi au vendredi
- 15jours de RTT
- permanence 18 samedis matin par an selon un planning établi : récupération en repos compensateur


- poste à temps complet et sédentaire
- polyvalence sur les missions d'accueil et de secrétariat en général


- bureau avec poste informatique et internet, ligne téléphonique, télécopieur


- relation constante avec le Responsable des services techniques
- relation avec ses autres collègues afin d'optimiser l'exécution des tâches confiées
- relations avec les usagers, les autres services et les élus