Secrétaire H/F - France Travail

FINALITÉ DU POSTE Assurer la gestion administrative quotidienne de la structure et le traitement des demandes entrantes, afin de garantir la fluidité de l'organisation et la qualité du suivi des dossiers. Le poste ne comporte pas d'accueil physique du public : les échanges se font par téléphone et par écrit.ACTIVITÉS PRINCIPALESTraitement des demandes entrantesRéception et traitement des appels téléphoniquesGestion de la boîte de réception : tri, réponse et suivi des courrielsTraitement des demandes reçues via les formulaires en ligne et les messageriesRenseignement de premier niveau et orientation vers le bon interlocuteurGestion administrativeRédaction, mise en forme et envoi de courriers et de documentsConstitution, mise à jour et archivage des dossiersSaisie et actualisation des données dans les outils internesTraitement du courrier entrant et sortantOrganisation et planificationTenue des agendas, planification des rendez-vous et des réunionsPréparation des dossiers et des documents nécessaires aux échéancesSuivi des délais et alerte en cas de risque de retardSuivi administratif et comptableÉtablissement et suivi des devis et des facturesSuivi des règlements et relances de premier niveauPréparation et transmission des pièces au cabinet comptableSuivi des commandes et des fournituresCOMPÉTENCES REQUISESSavoir-faireMaîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableur, messagerie, agenda partagéExpression écrite soignée et orthographe rigoureuseAisance avec les outils numériques et capacité à prendre en main un nouveau logicielNotions de gestion administrative et de facturationSavoir-êtreAisance téléphonique et qualité de la relation à distanceRigueur, méthode et sens de l'organisationCapacité à gérer les priorités et à travailler en autonomieDiscrétion et respect de la confidentialitéPolyvalence et esprit d'équipe

Experience: Débutant acceptéCompétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de donnéesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Programmation informatiqueListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.