Assistant Administratif H/F - a c a Agence de la Cote d Argent

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous êtes le premier visage et la première voix du cabinet. Véritable ambassadeur(drice) de notre entreprise, vous jouez un rôle central dans la qualité de la relation client auprès de nos copropriétaires, artisans et prestataires.Vous assurez l'accueil, la gestion du flux d'informations et le traitement administratif de premier niveau pour faciliter le quotidien de l'équipe.Missions principalesAccueil et service client :- Accueil physique : recevoir les visiteurs, copropriétaires, artisans avec professionnalisme et bienveillance.- Accueil téléphonique : filtrer, qualifier et orienter les appels entrants vers les bons interlocuteurs (gestionnaires, comptables).- Gestion des demandes de 1er niveau : traiter les demandes simples (renseignements généraux, transmission de documents, prises de rendez-vous)Gestion de l'information et secrétariat :- Traitement du courrier et emails : relever, scanner, enregistrer et distribuer le courrier postal ainsi que la boîte mail générique du cabinet- Envois réglementaires : préparer et affranchir les courriers recommandés (convocations d'assemblées générales, procès-verbaux, relances, etc...)- Gestion du matériel et clés : gérer le registre des entrées/sorties de badges, bips et clés transmis aux entreprises ou nouveaux copropriétairesSupport administratif au pôle syndic :- Saisie et mise à jour des données : mettre à jour la base de données du logiciel métier (changement d'adresse, nouveaux copropriétaires, coordonnées)- Gestion des ordres de service (OS) : saisir et transmettre les demandes d'interventions d'urgence ou de petits travaux aux prestataires- Archivage et classement : classer les documents physiques et dématérialisés dans les dossiers de copropriété correspondants

Experience: 1 An(s)Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Excellente maîtrise de l'orthographeQualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Activités des marchands de biens immobiliersListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.