Gestion Administrative et Financiere de Dispositifs de Formation H/F - Service Public

Environnement professionnel :· Mission principale du département : formation aux métiers du sport et de l'animation· Composition et effectif du département : 10 secrétaires, 20 formateurs, 1 responsable de département, 1 adjointe au responsable de département· Liaisons hiérarchiques directes : Responsable et responsable adjointe au département formations ; directrice adjointe, responsable du site d'Antibes. Liaisons fonctionnelles : autres secrétaires du département, formateurs, stagiaires, service accueil, services financiers
· Mission : informationaccueillir, informer, orienter ;assurer le standard téléphonique du secrétariat des formations, et les demandes par mail ;participer à des forums et salons de l'orientation.. Mission : suivi administratif et financier de formationsmettre en oeuvre le déroulement administratif des actions de formation -gestion et suivi des inscriptions et des dossiers de financements, -gestion des assiduités et justificatifs en centre et en structure, suivi avec les financeurs, -gestion quotidienne administrative des stagiaires pendant la formation (contact avec stagiaires, les structures d'alternance, les formateurs, les partenaires...), -gestion des résultats des stagiaires et suivi des enquêtes.préparation de la facturation des effectifs et des recettes (des frais d'inscriptions jusqu'aux frais pédagogiques) -suivi d'un tableur des recettes des sessions de formations par apprenant, par financeur et par année budgétaire.tenir à jour les bases de données et fichiers statistiques pour répondre aux enquêtes -export des données depuis le logiciel de formation.· Mission: suivi du département formationparticiper aux réunions et séminaires du département métiers, emploi, formation,

· Savoirs:- Connaissance des dispositifs de formation du champ de la jeunesse et des sports,- Connaissances des différents dispositifs de financement de la formation professionnelle et procédures associées, (contrats d'apprentissage, contrats de professionnalisation, transition pro, compte formation personnel, pôle emploi...)- Connaissances du fonctionnement général du département,- Connaissance du secteur aquatique et de la natation.· Savoir-faire:- Suivre des procédures (contrôlées dans le cadre de la certification QUALIOPI), ordonner et classer,- Gérer plusieurs tâches en parallèle,- Organiser et prioriser des tâches en fonction de l'importance et de l'urgence,- Maîtriser des techniques administratives et financières (dont de nombreuses applications selon les formations, les financements - Sowesign, GFI, Chorus, X4, plateformes financeurs),- Maîtriser le pack office (Word & publipostage, Excel, Outlook) et de la suite Google,- Maitriser les outils internes du CREPS (Intranet, Easyrequest, Timmi, VPN Forticlient, CTX, ...),- Maitrise experte de l'outil informatique.· Savoir-être:- Rigueur,- Aptitudes relationnelles,- Travail en équipe,- Initiative, anticipation,- Adaptation,- Sens du service public,- Implication dans l'actualisation de ses connaissances professionnelles, volonté de s'informer et de se former.