Assistant de Direction H/F - Service Public

La mission de l'assistant(e) de direction est centrale auprès du directeur départemental des territoires (DDT) et de son adjoint. Vous êtes placé(e) sous la responsabilité du directeur. La DDT est constituée de 110 agents, répartis dans quatre services opérationnels et trois missions auprès de la direction. Elle est placée sous l'autorité du préfet de département. Vous aurez en charge d'assister les directeurs au quotidien, de gérer leurs relations avec la préfecture, les autres administrations de l'État dans le département et de multiples partenaires (collectivités locales, fédérations professionnelles, associations, particuliers..), de préparer leurs dossiers en lien avec les quatre services de la DDT, d'assurer le suivi et la mise en forme de ces activités. Vos principales missions sont, plus en détail, les suivantes: Assister les directeurs - Gérer les plannings (planifier et organiser les réunions, mise à jour) - Accueil physique et téléphonique - Réceptionner les parapheurs, courriels, courriers, réclamations et assurer le suivi - Préparer les réunions CODIR CODER Pré CAR (gestion documentaire sur le réseau, impression) - Suivre les thématiques des bilatérales directeurs -préfecture et préparer les dossiers - Suivre l'agenda du préfet pour identifier les séquences intéressant la DDT - Assurer le suivi des dossiers à transmettre pour les réunions préfectorales - Mettre en oeuvre les chartes graphiques - Participer aux réunions et rédiger les CR - Organiser les réunions stratégiques avec les acteurs locaux Administrer et concevoir des espaces au sein d'un système collaboratif Assurer le lien avec les services et la préfecture Assurer le lien avec les organismes professionnels, associations, collectivités, grands élus Animer le réseau des quatre assistantes des chefs de service - Organiser des réunions thématiques bimestrielles et rédiger les comptes rendus - Proposer et mutualiser des outils - Former les nouvelles assistantes au fonctionnement du secrétariat de direction - Gérer le remplacement en période de congés Gérer les applications de suivi des activités des membres de l'équipe de direction Publier sur les sites intranet et internet des services de l'État dans la Vienne

Vous avez le sens de l'organisation, tant pour vous-même que pour le collectif, vous êtes réactif(ve), vous aimez le contact et avez le sens du service Nous serons réceptifs à votre candidature si vous disposez des compétences suivantes: Compétences techniques: - être capable d'organiser et d'animer une équipe, - bonne connaissance bureautique : capacité à apprendre de nouveaux logiciels, Compétences relationnelles: - être capable de travailler en équipe - rigueur, organisation et gestion de travail, - expression écrite et orale, - capacité de synthèse, d'analyse et d'initiative, - sens des relations humaines, - capacités d'adaptation et réactivité, - autonomie, - discrétion et respect de la confidentialité. Une bonne connaissance des missions de la DDT et du fonctionnement des services administratifs seraient un plus