Assistant de la Sous-Directrice de l'Enfance et de la Famille Fh H/F - Service Public

La sous-direction de l'enfance et de la famille (SD2) anime la politique interministérielle de la famille et conduit la politique de protection de l'enfance et des personnes. Elle propose, élabore, met en oeuvre et évalue les orientations et les mesures politiques en faveur de l'enfance, de l'adolescence, de la famille et des majeurs protégés. Elle comprend le bureau de la protection des personnes, le bureau de la protection de l'enfance et de l'adolescence, le bureau des familles et de la parentalité et la mission de contrôle des antécédents judiciaires.
Vous assistez la sous-directrice et son adjointe dans l'organisation et la planification des activités de la sous-direction et assurez au quotidien la continuité de l'organisation du secrétariat.Vous venez en appui aux 4 bureaux qui composent la sous-direction :- Bureau de la protection des personnes (2A) - Bureau de la protection de l'enfance et de l'adolescence (2B) - Bureau des familles et de la parentalité (2C) - Mission de contrôle des antécédents judiciaires (MCAJ)Activités principales :- Assurer le secrétariat de la sous-direction et contribuer à la circulation de l'information en coordination avec l'ensemble des interlocuteurs de la direction et des partenaires- Assurer l'accueil physique et téléphonique : réceptionner, écouter la demande, gérer et orienter les appels téléphoniques des différents interlocuteurs et partenaires et en assurer le suivi, apporter un premier niveau de réponse- Gestion du planning collectif, des agendas de la Sous-directrice (SD) et de la Sous-directrice adjointe (SDA), de l'organisation des réunions avec les autres sous-directions de la DGCS et des autres administrations centrales, Cabinets ministériels et avec les partenaires extérieurs- Gestion et traitement des mails à l'attention et à la demande de la SD et de la SDA, veille sur les urgences des mails à traiter, diffusion des informations à l'équipe et aux partenaires concernés- Enregistrement des courriers et suivi dans Elise- Gestion des déplacements, création des fiches profils des agents (Chorus DT et Chorus formulaires) - Intégration, gestion et suivi des textes réglementaires dans SOLON- Élaboration de tableaux de bord, des dossiers et suivi des échéanciers (Dossiers de subvention, suivi des courriers signalés ...)- Élaboration et contrôle des annuaires des contactsVos atouts : Vous aimez travailler en équipe et êtes à l'aise avec les outils bureautiques.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvellessolutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,conseiller les autres agents, optimiser le résultat.A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sousle contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)Connaissances :- Techniques administratives et bureautiques- Outils bureautiques et informatiquesSavoir être :- Capacité à travailler en équipe M- Sens des relations humaines M - Discrétion, confidentialité E- Disponibilité, Réactivité M- Rigueur M- Sens de la pédagogie MSavoir-faire :-Travailler en équipe- Gérer le courrier- Organiser des rendez-vous, gérer l'agenda, la messagerie électronique et répondre au téléphone- Gérer des dossiers, saisir des données, archiver- Mettre en oeuvre des procédures et des règles- Maitriser les outils bureautiques.- Savoir rédiger et mettre en forme des courriers- Savoir organiser des déplacementsGroupe RIFSEEP : 3