Assistant Administratif SAV BTP - Marquette-Lez-Lille 59 H/F - CLEF JOB

DUTAKOTEK - Marquette-Lez-Lille (59)CDI - Temps pleinRémunération : selon profil et expérienceRejoignez DUTAKOTEKEntreprise spécialisée dans les travaux du bâtiment, DUTAKOTEK accompagne ses clients dans la réalisation, la livraison et le suivi de leurs projets.Dans le cadre du renforcement de notre service après-vente, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) SAV BTP F/H.Interface entre les clients, les équipes travaux, les techniciens et les sous-traitants, vous assurez la prise en charge administrative des demandes, la planification des interventions et le suivi des dossiers jusqu'à leur clôture.Votre objectif : garantir à chaque client une réponse rapide, un suivi rigoureux et une information régulière sur l'avancement de sa demande.Vos missionsRéception et enregistrement des demandes SAVRéceptionner les demandes par téléphone, e-mail ou via les plateformes clients ;Identifier le client, le chantier et la nature de la demande ;Enregistrer chaque réclamation dans l'outil de suivi ;Recueillir les informations, photographies et documents nécessaires à l'ouverture du dossier ;Vérifier la présence des éléments indispensables à son traitement ;Adresser un accusé de réception au client ;Identifier les situations urgentes et les transmettre immédiatement au responsable concerné ;Assurer une parfaite traçabilité des échanges.Gestion administrative des dossiersCréer, compléter et mettre à jour les dossiers SAV ;Rassembler les documents nécessaires : marchés, devis, bons de commande, procès-verbaux de réception, réserves, photographies et échanges clients ;Classer les bons d'intervention et comptes rendus techniques ;Rédiger les courriers, e-mails et comptes rendus liés au suivi des dossiers ;Relancer les interlocuteurs lorsque des informations ou documents sont manquants ;Mettre à jour les statuts et actions réalisées dans l'outil de suivi ;Veiller à la complétude de chaque dossier avant sa clôture ;Archiver les dossiers conformément aux procédures internes.Planification des interventionsOrganiser les rendez-vous auprès des clients ;Planifier les interventions des techniciens et équipes travaux ;Coordonner les disponibilités des clients, collaborateurs internes et sous-traitants ;Préparer et transmettre les ordres d'intervention ;Communiquer aux intervenants les coordonnées, informations et documents nécessaires ;Vérifier la disponibilité des fournitures ou pièces requises ;Optimiser les plannings selon les priorités, les urgences et les secteurs géographiques ;Informer les clients des dates et modalités d'intervention ;Reprogrammer rapidement les rendez-vous annulés ou interventions incomplètes.Suivi des interventions et des réservesSuivre les interventions programmées et s'assurer de leur réalisation ;Collecter les bons d'intervention, photographies et comptes rendus ;Contrôler le retour des documents signés ;Mettre à jour les tableaux de suivi des réserves ;Relancer les équipes et sous-traitants sur les actions restant à réaliser ;Suivre administrativement la levée des réserves ;Informer régulièrement les clients de l'avancement de leur dossier ;S'assurer de la bonne résolution de la demande avant sa clôture.Suivi des garanties du bâtimentVérifier la date de réception des travaux et la période concernée ;Identifier les dossiers susceptibles de relever de la garantie de parfait achèvement ;Transmettre les demandes pouvant relever des garanties biennale ou décennale aux responsables compétents ;Suivre les délais de traitement applicables ;Préparer les pièces nécessaires aux déclarations auprès des assurances ;Constituer les dossiers en cas d'expertise ;Organiser les rendez-vous d'expertise avec les différents intervenants ;Assurer le classement et la traçabilité de l'ensemble des documents.Coordination avec les équipes et sous-traitantsTravailler en lien quotidien avec les conducteurs de travaux, chargés d'affaires, chefs d'équipe et responsables techniques ;Transmettre aux équipes les informations nécessaires à la préparation des interventions ;Solliciter les validations techniques ou décisions nécessaires ;Coordonner les interventions des entreprises sous-traitantes ;Relancer les différents interlocuteurs sur les engagements pris ;Signaler les retards ou difficultés rencontrées ;Alerter la hiérarchie sur les dossiers sensibles ou présentant un risque financier, contractuel ou commercial.Relation et satisfaction clientÊtre l'interlocuteur administratif du client pendant le traitement de sa demande ;Apporter des réponses claires et professionnelles ;Informer le client des prochaines étapes et des délais prévisionnels ;Assurer un suivi régulier, y compris lorsque le dossier est en attente d'une réponse technique ;Gérer les échanges avec diplomatie dans les situations de mécontentement ;Veiller au respect des engagements annoncés ;Vérifier la satisfaction du client après l'intervention ;Préserver l'image et la qualité de service de DUTAKOTEK.Facturation et clôture des dossiersIdentifier les interventions relevant du SAV contractuel et celles pouvant faire l'objet d'une facturation ;Préparer les devis ou demandes de chiffrage pour les prestations complémentaires ;Transmettre les éléments nécessaires à la facturation ;Vérifier la présence des bons d'intervention et justificatifs ;Assurer le suivi des devis adressés aux clients ;Mettre à jour le dossier après facturation ;Clôturer administrativement les demandes après validation de leur résolution.Reporting et amélioration continueMettre à jour les tableaux de bord du service SAV ;Suivre les dossiers ouverts, en cours, en attente et clôturés ;Identifier les dossiers anciens ou sans action récente ;Suivre les délais de prise en charge et de résolution ;Préparer les points de suivi avec les équipes opérationnelles ;Recenser les motifs récurrents de réclamation ;Faire remonter les dysfonctionnements constatés ;Participer à l'amélioration des procédures administratives du service.Le profil recherchéVous disposez d'une première expérience en assistanat administratif, gestion de dossiers, planification d'interventions ou service après-vente.Une expérience dans le secteur du BTP, de la construction, de la maintenance, du dépannage ou du second oeuvre est fortement appréciée.Vous êtes à l'aise avec :La gestion simultanée de plusieurs dossiers ;La planification de rendez-vous et d'interventions ;La relation téléphonique avec les clients ;La rédaction d'e-mails et de courriers professionnels ;Le suivi de tableaux de bord ;Les outils bureautiques, notamment Word, Outlook et Excel ;Le classement et la gestion documentaire.La connaissance des notions de réception de travaux, réserves, garantie de parfait achèvement et garanties du bâtiment constitue un véritable atout.Vos qualitésNous recherchons une personne :Organisée, rigoureuse et méthodique ;Réactive et capable de gérer les priorités ;Dotée d'un excellent relationnel ;À l'aise dans la gestion des réclamations ;Diplomate et orientée solutions ;Capable de faire respecter les délais et les engagements ;Fiable dans le suivi administratif ;Capable de garder son calme face aux urgences ;Appréciant le travail en équipe et la coordination de plusieurs interlocuteurs.Conditions du posteContrat : CDI à temps plein ;Localisation : Marquette-Lez-Lille (59);Horaires : Planning Jour ;Rémunération : selon profil et expérience ;Prise de poste : Septembre;Permis B : requis selon les éventuels déplacements.Pourquoi rejoindre DUTAKOTEK ?En rejoignant DUTAKOTEK, vous occuperez une fonction centrale dans la satisfaction et la fidélisation de nos clients.Votre organisation et votre réactivité contribueront directement à :Améliorer les délais de prise en charge ;Fluidifier les échanges entre les clients et les équipes techniques ;Garantir un suivi fiable des réserves ;Sécuriser les dossiers relevant des garanties du bâtiment ;Renforcer la qualité du service délivré après les travaux.