Assistante de Direction - Communaute d'Agglomeration Bethune - Bruay - Artois Lys Romane H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

LA COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION DE BÉTHUNE-BRUAY, ARTOIS LYS ROMANE3ème Communauté d'Agglomération de France avec 100 communes, la Communauté dAgglomération s'est dotée d'un projet de territoire structuré autour de 4 priorités :- renforcer la coopération et soutenir les 100 communes ;- s'adapter au changement climatique et protéger la nature ;- garantir le bien vivre ensemble, le bien-être et la proximité sur l'ensemble du territoire ;- accélérer les dynamiques de transition économique.Nous rejoindre c'est participer à une nouvelle dynamique tournée vers l'avenir et partager des valeurs managériales fondées sur l'humanisme et la responsabilisation des acteurs.Vous avez la charge de l'assistance administrative de la Direction de la Planification Territoriale et de l'Urbanisme.Vous assurez les tâches administratives et logistiques de la direction et apportez tout soutien dans la gestion, la communication, l'information et le suivi des dossiers, notamment des marchés publics contractés dans le cadre des missions de la direction.Vous participez également à la coordination du pool secrétariat de l'antenne communautaire de Noeux-les-Mines1. Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :- Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers- Réaliser la saisie des documents de formes et contenus divers- Organiser le classement et l'archivage des dossiers- Assurer le suivi des courriers, des notes et autres documents administratifs2. Accueil téléphonique et physique au secrétariat :- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques- Participation à la coordination du pool secrétariat de l'antenne communautaire de Noeux-les-Mines3. Suivi de l'activité de la Direction :- Organiser des réunions pour la direction- Suivi administratif de certains dossiers- Mener les recherches nécessaires aux questions demandées- Assurer la gestion des marchés publics de la direction et le suivi financier- Secrétariat de la Direction de l'Archéologie : suivi des dossiers opérationnels (archéologie préventive), suivi financier (bons de commande, facturation, budget, subventions, ...), support de l'équipe (GITT, plans de prévention, commandes, ...), interface transversale interne (services supports et opérationnels) et externe (aménageurs, DRAC-SRA, ministère, ...)- Instruction en soutien du service mutualisé de quelques autorisations du droit des sols

- Détenir un Bac ou une expérience dans le domaine du secrétariat et de l'assistance administrative au sein d'une direction d'aménagement ou d'urbanisme- Maîtriser les techniques du secrétariat : prise de note, saisie, courriers, mise en forme de documents, ...- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique- Disposer d'une aisance rédactionnelle- Savoir utiliser les outils bureautiques usuels- Disposer d'une aisance en matière d'expression orale en fonction du public : élu, technicien, pétitionnaire, ...- Avoir la capacité de gérer des outils de suivi administratif et de gestion- Assurer l'organisation de réunions, évènements ou autres interventionsCompétences professionnelles :- Respect des consignes et des directives- Fiabilité et qualité de l'activité- Recherche de l'efficacité du service rendu- Entretien et développement des compétences- Adaptabilité et disponibilité- Prise d'initiative- Gestion du temps- Qualité d'expression oraleCompétences relationnelles :- Relation avec la hiérarchie- Relation avec le public- Relation avec les collègues et autres services- Communication avec ses collègues- Capacité à travailler en équipe- Résolution de problème