Assistant·e Administratif·ve Chargé·e d'Accueil - Communauté de Communes Terres de Chalosse H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

La Communauté de Communes Terres de Chalosse est un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre (EPCI) qui regroupe 34 communes et compte 18000 habitants. Ses services s'organisent en 5 Pôles : le Pôle des Ressources, le Pôle des Services à la Population, le Pôle Culture, le Pôle Aménagement Environnement et le Pôle Economie ENR.Dans le cadre d'un remplacement de congés pour raison de santé, la Communauté de communes Terres de Chalosse recrute un.e « assistant.e administratif.ve chargé.e d'accueil », au sein du Pôle Ressources, du 01/09/2026 au 31/12/2026 à temps non complet 30 heures hebdomadaires.Le pôle Ressources comprend les services Accueil, Finances, Ressources Humaines, Juridique et Communication, sous l'autorité de la Directrice Générale des Services (DGS).À ce poste, vous accueillerez, orienterez, renseignerez le public. Vous représenterez l'image de la collectivité auprès des usagers. Vous gèrerez les évènements conviviaux. Vous apporterez une aide permanente à la DGS en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, de classement et suivi de dossiers.Misions principales :1. Accueil du public et gestion des relations usagers - Accueil physique et téléphonique du public avec amabilité et adaptabilité.- Orientation, information et assistance des usagers.- Suivi et gestion des réservations de salles et du planning.- Renseignements sur l'organisation de la collectivité.2. Secrétariat général et logistique administrative- Réception, enregistrement et diffusion du courrier.- Organisation logistique des événements conviviaux (cérémonies, voeux...).- Transmission des actes au contrôle de légalité (ACTES), tenue des registres.- Préparation matérielle des réunions (réservations, convocations, listes, commandes et déplacements pour achats...).3. Assistance à la Direction Générale - Aide permanente à la DGS : gestion de l'agenda, rendez-vous, dossiers.- Rédaction de courriers divers, prise de notes, mise en forme de documents.- Réception, filtrage et traitement des courriels.

Savoirs : connaissances théoriques - Notions de base sur le statut de la fonction publique territoriale- Maîtriser l'environnement territorial, le fonctionnement et l'organisation de l'établissement, notamment son processus décisionnel, les activités des services.- Techniques et outils d'accueil, règles de communication orale, écrite et téléphonique- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet - Règlements intérieurs - Techniques de secrétariat, de classement et de gestion de planningSavoir-faire :- Bureautique et informatique : maîtrise de Word et Excel, Zimbra (HERMES et ACTES seraient un plus)- Maîtrise de l'expression écrite et orale- Adaptabilité à différents interlocuteursSavoir être : comportement, relationnel, qualité personnelle- Discrétion professionnelle- Aisance téléphonique- Sens de l'organisation et du service public- Qualités relationnelles indispensables avec les collègues et sens du travail en équipe- Rigueur et sérieux dans la réalisation de son travail- Autonomie et savoir rendre compte- Disponibilité, ponctualité et assiduité- Très bonne présentationParticularités du poste :Les horaires sont réguliers : 9h00 - 12h30 / 14h00-16h30.Disponibilité vis-à-vis des usagers.Polyvalence