Assistant Administratif Petite Enfance - Mairie de Ris-Orangis H/F - Communes

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.Gérer des dossiers administratifs.Assurer l'accueil téléphonique et physique.Activités principales et tâches associées :Pour le service petite enfance 50% :- Accueil physique et téléphonique quotidien- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs, ponctuellement- Rendez-vous physique pour des inscriptions sur liste d'attente lors de l'absence de Mme Royer- Centralisation des évènements festifs des structures et suivi des demandes auprès des autre services (demandes d'alimentation, de matériels...) et suivi régulier- Centralisation des demandes de communications, affiches, livrets... de toutes les structures, lien avec la DPE et le service communication de façon régulière- Vérification du site internet, veille prospective et proposition d'amélioration concernant la communication du service, à faire au moins 3 fois par an- Mise en place et suivi du chrono-courrier du service, courrier sortant et entrant et suivi des courriers sur le logiciel courrier, suivi régulier- Suivi d'un tableau de centralisation du matériel Snozzelen de toutes les structures petite enfance- Mise en forme de documents pour la DPE- Soutenir les directrices des structures en cas de besoins spécifiques, ponctuels et administratifs- Suivi des inscriptions aux samedis en famillePour la crèche Familiale 50% :- Accueil physique et téléphonique quotidien- Transmission et suivi des transmissions quotidiennes- Suivi mensuel des heures des assistantes maternelles - Pointage bi mensuel des heures des enfants accueillis chez les assistantes maternelles - Rédaction des comptes-rendus de réunions, environ 2 fois par an- Tri, classement, archivage de documents- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs- Gérer les réunions, rendez-vous, déplacements et tenir l'agenda du responsable de structure- Gérer les commandes du matériel de bureau environ 2 fois par an- Commandes trimestrielles de lait et de couches ...et toutes les activités afférentes au poste.Activités secondaires ou occasionnelles :Participer aux manifestations organisées par les services de la petite enfance et de la crèche familiale (Noël, fête de fin d'année...).Eventuellement participation à une réunion en soirée ou le samedi matin ( samedis en famille)

Savoirs :- Connaître les grandes règles administratives (hiérarchie) et les procédures administratives et de communication- Méthode de prise de notes et frappe.Savoir-faire :- Maîtriser les logiciels Word, Excel, petite enfance...- Appréhender le caractère d'urgence des informations.- Maîtriser la gestion des documents administratifs (matérielle et financière).- Classer et ordonner des dossiers et documents.- Communiquer à l'oral et à l'écrit (capacité rédactionnelle).- Connaissance des missions, projets de fonctionnement, structuration des services de la petite enfance.- Gérer son temps, organiser le travail et mettre en oeuvre.- Savoir rendre compte de son travailSavoir-être : Sens du travail en équipe et du service public - Capacité d'écoute et de synthèse - Autonomie - Ponctualité - Réactivité - Rigueur - DiscrétionDiplômes, certificats, permis... :BAC pro secrétariat, BTS assistante administrative, expérience dans des postes administratifs similaires