Secretaire Administratif - Secretaire de Direction - Tribunal Judiciaire de Mont-De-Marsan H/F - Direction des services judiciaires - CA PAU

Votre hiérarchie La directrice de greffe Vos interlocuteurs métiers Le personnel du tribunal judiciaire, les auxiliaires, les prestataires
Vos activités principalesI. Secrétariat de direction 1. Gestion générale- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs- Gérer les agendas- Élaborer des documents administratifs: rédaction des courriers et constitution des dossiers administratifs (synthèse de documents) ; - Procéder au classement et à l'archivage des documents du service et des dossiers administratifs, dans les dossiers physiques et via le plan de classement2. Formalités RH- Accueil des nouveaux arrivants- Remise du livret, des formulaires, des clés, contrats....- Visite des locaux, présentation aux personnels- États mensuels- heures supplémentaires et astreintes- vacations des réservistes- Mise à jour du logiciel de gestion du temps de travail :- création des nouveaux arrivants- mise à jour des profils- suivi des absences (maladie, formation, absences syndicales, grèves....)- Constitution et mise à jour des dossiers administratifs- Mise à jour des dossiers sur Harmonie- Relations avec le service administratif régional: - réception des notifications, - notification auprès des agents, - envoi des documents (arrêt maladie...)- remise des cartes agents- Gestion des campagnes:- CET, jours de fractionnement, journée solidarité...- retrait des ARTT- Suivi des visites médicales : prendre RDV pour les nouveaux arrivants ; suivre les visites périodiques et solliciter les rendez vous ; suivre les préconisations et l'état d'avancement des préconisations.- Gestion des habilitations à la conduite des véhicules de service : preparer les habilitations, mettre à jour les habilitations3. Gestion logistique- Suivi du stock des fournitures,- Gestion des accès : attribution et suivi des badges du personnel et des agents extérieurs...- Centralisation des demandes de consultation des archives- Suivi flotte automobile4. Gestion des vacations- des assesseurs TPE, TPBR, CIVI, pôle social :pré-vérification des états,centralisation des vacations aux fins de mise en paiement,suivi des mises en paiement- des réservistes de la police nationaleII. Suivi de la cellule budgétaire1. Gestion du budget de fonctionnement : exécuter la dépense: faire les devis, formaliser les DA, assurer les SF.... ; assurer le suivi des dépenses de l'arrondissement budgétaire2. Suivi des marchés publics2-1/ Entretien des locaux et vitrerie2-2/ Exploitation - maintenance du site :III. Suivi immobilier- Constater les désordres immobiliers- Assurer la saisine du prestataire d'exploitation maintenance ou solliciter la garantie décennale- Assurer le suivi des demandes d'intervention- Faire le lien avec les personnels du service immobilier de la cour d'appelListe des fonctions non définitives, évolutives selon les besoinsMissions pouvant être modifiées en cas de mobilité interne sur le posteRIFSEEP 21 poste susceptible d'être vacant

ConnaissancesCircuits administratifsConnaissance du statut général de la fonction publique et statuts particuliersConnaissance des circuits administratifsOrganisation administrative etjudiciaireConnaissance et maitrise des outils bureautiquesOutils de communicationSavoir-faireAlimenter des tableaux de bord et statistiquesAppliquer les textes législatifs et réglementairesMaîtriser les écrits administratifsMaîtriser les nouvelles technologiesMaîtriser les rédactions particulières à l'emploiMaîtriser les techniques de classement et d'archivageMaîtriser les techniques d'accueil physique ettéléphoniqueOrganiser sa charge de travailTravailler en équipeTravailler en réseauSavoir-êtreÊtre autonomeAvoir le sens de l'organisationAvoir le sens des relations humainesÊtre à l'écouteÊtre vigilantÊtre réactifFaire preuve d'initiativeFaire preuve de capacité, d'adaptationSavoir anticiperFaire preuve de discrétion