Assistant·e Administratif·ve et Facturation - Conseil Departemental du Nord H/F - Conseils départementaux

Le laboratoire est un service du département du Nord intervenant dans deux secteurs d'activités :- La santé animale : analyses sérologiques, bactériologiques, parasitologiques ....- L'hygiène alimentaire : analyses chimiques et microbiologiques.Au sein de la Direction Générale Adjointe Solidarité Territoriale et sous l'autorité du responsable de l'équipe administrative, vous participez à la gestion administrative, la facturation, l'accueil téléphonique et physique des usagers du Laboratoire, clients, fournisseurs. Vous êtes le responsable de la régie de recette.Savoir faireAccueil physique et téléphonique - Recevoir et orienter les demandes des clients du laboratoire- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages- Hiérarchiser des demandes ou informations selon les caractères d'urgence ou prioritéGestion des prélèvements- Réceptionner des colis et des prélèvements- Recueillir et enregistrer les échantillons- Préparer des prélèvements avant leur acheminement dans les locaux techniquesInstruction des dossiers administratifs et comptables- Gérer les éditions, préparations des bulletins pour signature, les transmissions aux tiers destinataires ;- Transmettre les échantillons vers les laboratoires tiers- Assurer la gestion et la facturation des analyses ;- Exécuter les tâches comptables dans le respect des obligations de la fonction publique : engagements, liquidations.Planification et suivi- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions Instruction des dossiers et application de procédures- Appliquer des procédures administratives- Renseigner des documents de suivi - Vérifier la conformité des pièces et des dossiers Traitement des dossiers et saisie de documents- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques- Saisir des documents de formes et de contenus divers- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion- Rédiger des notes synthétiquesGestion de l'information, classement et archivage de documents- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers- Rechercher et diffuser des informations- Préparer les dossiers pour les instances- Gérer l'archivage physique et électronique des missions et documentations de la direction Savoirs - Logiciels de bureautique- Notion d'organisation et de gestion du temps de travail- Procédures du service- Logiciels de bureautique- Procédures administratives

Savoir faireCompte-rendu d'activité- Organiser ses tâches en fonction du plan de charge- Participer au travail de l'équipe et aux réunions- Rendre compte du travail effectué et des conditions d'intervention- Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies- Collaborer au travail d'équipe dans le cadre du projet de la structure- Organiser le travail en transversalité (interservices)Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail (HSST)- Prendre connaissance et appliquer les consignes HSST Savoirs - Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics- Organigramme de la collectivité- Technique et outils de gestion de l'activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)- Règles et consignes de sécurité- Principes de la communication écrite et orale Savoir - être- Faire preuve de réserve et de discrétion- Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer- Savoir faire preuve de réactivité- Etre rigoureux- Savoir gérer son temps et organiser ses priorités- Savoir organiser son travail- Accepter les contraintes liées à la nécessité de continuité de service public