Assistante Administrative - Cias Annemasse Agglo H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Intitulé de la fonction : Assistant(e) Administratif(ve)Lieu d'exercice : EHPAD Kamouraska (Gaillard) ou EHPAD les Gentianes (Vetraz-Monthoux)Service : FinancesResponsable direct : Responsable Financière et BudgétaireHoraires : Temps non complet ou temps pleinSITUATION DANS L'ORGANIGRAMMELiaisons Hiérarchiques : N+2: Directeur(-trice) du CIAS N-1: Responsable Financière & Budgétaire N : Assistant(e) Administratif(ve) Liaisons Fonctionnelles : L'ensemble des services du CIAS, les familles des résidents, les services du Trésor Public, les organismes sociaux (CAF, Conseil Régional, etc.).REMPLACEMENT- Remplace partiellement : Comptable- Remplacé(e) par : Assistant(e) Administratif(ve)PARTICULARITES LIEES A LA FONCTIONLa fonction requiert une présence la première semaine de chaque mois pour effectuer la facturation des séjours.L'Assistant(e) Administratif(ve) a pour mission la gestion administrative des dossiers des Résidents et la réalisation de la facturation.ATTRIBUTIONS PERMANENTES Gestion de la Facturation - Saisir et mettre à jour les dossiers des Résidents,- Récolter les documents et assurer le suivi avec les organismes extérieurs : CAF, Département - Recueillir les éléments variables mensuels et en vérifier la cohérence avant saisie,- Etablir la facturation,- Envoyer les factures à la trésorerie, dans les délais impartis,- Générer et transférer les fichiers de comptabilisation en s'assurant de leur conformité Gestion de l'Accueil (Remplacement de l'agent en poste durant ses congés) Répondre aux appels et aux sollicitations des visiteurs, résidents et préstataires, Assurer le suivi des absences de nos résidents afin de transmettre l'information, Transmettre à notre préstataire le nombre de repas (journalièrement), Gérer le courrier Gestion de l'inventaire des établissements Incrémenter l'inventaire des matériels des deux établissements, Assurer la mise à jour du tableau de suivi de l'inventaire, Faire un bilan annuel des acquisitions et mises au rebut de l'année écoulée.ATTRIBUTIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES- Répondre aux enquêtes ou études ponctuelles,- Suivre la P503,- Assurer les relations avec les organismes extérieurs (CPAM & Assurance Statutaire),- Archiver et classer les dossiers selon les procédures en vigueur,- Collaborer à la démarche Qualité,- Mettre en place des procédures et veiller à leur mise à jourMARGE D'AUTONOMIE ET RESPONSABILITESL'Assistant(e) Administratif(ve) est responsable de la bonne réalisation de l'ensemble de ces tâches et répond du bon fonctionnement du service et de la réalisation de ses missions, vis-à-vis des responsables de service et de la Direction. L'Assistant(e) Administratif(ve) est soumis(e) au secret professionnel.

Qualification et/ou formations requises- Niveau Bac +2 obligatoire sanctionné par un diplôme si possible en relation avec la comptabilité ou expérience équivalente acquise au sein d'un service finances.Connaissances particulières requises ou à acquérir :- Connaissance de la législation de la Fonction Publique Territoriale- Connaissance des règles de facturation- Connaissance de la législation en vigueur en terme de droit du travail- Maîtrise de l'outil informatique, logiciels métier et bureautique- Connaissance de l'organisation des services et des documents Qualité en lien avec son serviceQualités professionnelles requises- Qualités organisationnelles et intellectuelles- Sens des responsabilités, esprit d'initiative, capacité à décider et confidentialité- Savoir reconnaître les priorités, hiérarchiser les tâches et organiser le travail- Savoir évoluer et mettre à jour ses connaissances- Etre efficace, organisé(e), méthodique et rigoureux(-euse)- Avoir le sens de l'économie- Qualités humaines et relationnelles- Savoir communiquer et transmettre des informations- Avec le sens du respect des salariés, des responsables, des collègues et supérieurs- Etre affirmé(e) sans être autoritaire- Etre résistant(e) au stress et rester maître de soi- Etre discret(e) et réservé(e), poli(e), correct(e)- Avec des capacités d'adaptation et savoir travailler en équipe