Secrétaire en EHPAD H/F - EMEIS

Description de l'établissement : EHPAD Les Lavandines à Champtercier à 10 minutes du centre-ville de Digne les Bains faisant partie du Groupe EMEIS.Etablissement : 84 lits (dont 26 lits en Unité Protégée)Public accueillis : Personnes Agées Dépendantes pouvant souffrir de troubles cognitifs Equipe pluridisciplinaire composée d'un Médecin Coordonnateur, IDEC, IDE, Psychologue Ergothérapeute , AS et ASH. Poste en CDD à temps complet de septembre 2026 à février 2027, du lundi au vendredi de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.Salaire Mensuel Brut de 1867.02 € Brut + Prime Ségur (206€ brut/mois)Vos missions:-Accueil physique, suivi des contacts et visites-Gestion des dossiers administratifs des résident (tenir à jour les dossiers administratifs des résidents, préparer et suivre la facturation des séjours des résidents,Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents, tenir le registre des entrées et des sorties des résidents, préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants, assurer les encaissements et les remises bancaires, suivre les impayés et les contentieux.-Activités administratives: traitement des mails quotidiens, veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus, assurer la gestion de la « boutique », préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks, assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis pour la résidence comme pour les résidents, classer les copies des courriers. Ranger les archives, saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques, participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs, réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes, veiller à la mise à disposition des registres, réaliser divers travaux de secrétariat.Savoir être : Bienveillance, discrétion, travail en équipe, autonomie, rigueur...

Experience: Débutant acceptéCompétences: Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de numérisation,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Organiser l'accueil des visiteurs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Veiller au respect des échéances administrativesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgéesListe des qualités professionnelles:Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.