Assistant Administratif d'Accueil et de Gestion de la Vie de l'Ecole de Musique Municipale H/F - Communes

Définition : Assurer l'accueil des élèves, des parents, le suivi administratif courant de la vie de l'école, la circulation des informations entre les familles, les enseignants et la direction, ainsi que le maintien quotidien de la propreté et du bon fonctionnement des locaux. Temps de travail : 15 heures hebdomadaires annualisées.Organisation du temps de travail :Le poste est exercé à temps partiel selon une durée moyenne de 15 heures hebdomadaires, possiblement organisée dans le cadre d'une annualisation du temps de travail afin de tenir compte du rythme d'activité de l'école. La durée annuelle de travail est fixée à 780 heures, correspondant à un contrat de 15h hebdomadaires. Les horaires de travail sont établis par la direction de l'école, en fonction des nécessités de fonctionnement de l'école et des heures d'ouverture au public. Positionnement : Sous l'autorité de la direction de l'école et de la direction de l'action culturelle de la ville. Cadre statutaire :Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux (catégorie C, filière Administrative)Contraintes ou spécificités liées aux conditions d'exercice des fonctions :Spécificité des horaires : horaires variables, possibilité de travail le soir et certains weekendsRespect des obligations de discrétion et de confidentialitéRelative autonomie dans l'organisation du travailChamp des relations internes et externes (liaisons hiérarchiques et fonctionnelles internes + partenaires extérieurs) :Contacts directs et échanges permanents avec la direction, la coordination pédagogique, les élèves et les élus Relations quotidiennes avec les servicesContacts avec les autres collectivités et instances extérieuresRelations avec la populationConnaitre et respecter le cadre légalMoyens mis à disposition :Nouvelles technologies de l'information et de la communicationMoyens bureautiques : téléphone, photocopieur, matériel de bureautique etc....Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o059260803000047-assistant-administratif-accueil-gestion-vie-ecole-musique-municipale?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Compétences :Savoirs:Notions d'organisation et de gestion du temps de travail Fonctionnement des services de la collectivité Règles de l'expression orale et écrite de qualitéTechniques de secrétariat (prise de note etc...)Règles d'orthographe, syntaxe et grammaireFonctionnement de l'internet et de l'intranet Tableaux de bord et outils de planification et suiviAnnuaire de la collectivité et des partenairesPrincipes rédactionnels du compte-renduConnaissance des compétences des communes, départementales, région, étatsSavoir-faire:Organisation du calendrier de l'écoleOrganiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités Rappeler des informations importantes et transmettre des messagesRéalisation et mise en forme de documents administratifsPrendre des notes et mettre en forme tous types de courriersRéaliser la saisie de documents de formes et contenus diversOrganiser le classement et l'archivage des dossiers du poste concernéSuivi des projets et activités de l'équipementIntégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariatRenseigner des tableaux de suivi des activités du serviceAccueil téléphonique et physique Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétentRecevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiquesOrganisation et planification des réunionsRédiger les ordres du jour en concertation avec la direction culturelle et la coordination pédagogiqueRespecter les délais de transmission de documents avant les réunionsPrendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendusSavoirs générauxOrganisation des collectivités ou des établissements publicsLes « savoir-être »:Ecoute du publicEcoute de l'équipe pédagogiqueCapacité à échanger avec les directionsCapacité à s'intégrer à l'équipeDynamisme, réactivitéEtablir une relation de confiance