Assistant - Assistante de Direction Immobilier et Logistique H/F - Fondation Maison des Sciences de l Homme

Sous la responsabilité de la Directrice Immobilier et Logistique, vous assistez cette dernière sur les tâches administratives et les opérations inhérentes au bon fonctionnement du service en relation avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes.- Assurer le secrétariat du service : gestion du courrier et des mails, rédaction de courriers, notes internes, synthèses, classement, archivage et gestion documentaires- Préparation et suivi des réunions : ordre du jour, supports, comptes-rendus - Assurer la bonne gestion du service (planning, fourniture, mobilier.)- Gérer la communication et l'information du service- Tenir à jour les tableaux des occupations de bureaux, des clés, des badges, planning de l'accueil- Mise à jour de la plateforme RT-ESR (recensement des biens immobiliers de l'État)- Vérifier le contenu et la conformité des conventions d'hébergement de structures externes dans les locaux de la Fondation : assurer leur suivi (circuit de signature, annexes, clauses spécifiques), veiller à leur renouvellement et répondre aux besoins des structures en termes de bureaux, mobiliers, badges, clés.- Veiller au suivi budgétaire et alerter en cas d'écart, établir les bons de commandes et contrôler les factures (service fait) - Traiter et enregistrer les immobilisations inventoriables (entrées, sorties, changements d'affectation)- Mettre à jour la base de données inventaire- Recueillir les demandes et organiser les aménagements/déménagements internes- Coordonner les aménagements de salles liés aux événements organisés ou accueillis par la Fondation- Gérer le planning d'accueil du 54 et les prestations externes liées- Mettre à disposition les fournitures communes pour les services- Gérer le stock de fournituresProfil attendu :Titulaire d'un Bac +2, vous bénéficiez d'une expérience d'au moins cinq ans dans l'assistanat moyens généraux et/ou technique. Vous disposez en outre des compétences suivantes :- Connaissances en matière de prestation de service- Procédures commande et de gestion des marchés publics- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, messagerie, internet, etc.)- Maîtrise de la gestion administrative- Sens du service, aisance relationnelle La politique de recrutement de la Fondation vise à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de ses effectifs.Conditions d'embauche :Lieu de travail : 54 boulevard Raspail 75006 Paris.Temps partiel 24 heures par semaine, les matins du lundi au vendredi.Rémunération de 19 000 € bruts par an sur douze mois.

Experience: 5 An(s)Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Techniques de gestion administrative,Planifier et organiser des réunions,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un écrit professionnelQualification: TechnicienSecteur d'activité: Recherche-développement en sciences humaines et socialesListe des qualités professionnelles:Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.