Assistant de Direction - Rueil-Malmaison H/F - Communes

Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.Accueil téléphonique et physique :Ø Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,Ø Recevoir, filtrer et transmettre les messages,Ø Assurer l'interface avec l'ensemble des services,Ø Procéder aux classements des dossiers « papier »Ø Gérer l'archivage des dossiers en partenariat avec le service archiveØ Gérer les courriers du Maire - réception et réponseØ Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activitésØ Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au MaireØ Veiller à faire circuler efficacement l'information au sein du secrétariat du MaireØ Proposer de nouvelles méthodes d'optimisation de la gestion administrative du serviceTraitement des informations :Ø Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre Gestion du courrier :Ø Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,Ø Assurer le suivi d'un chrono,Ø Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du secrétariatØ Suivi des courriers à travers un logiciel dédiéTous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap

ProfilSavoirs :Maîtrise des outils bureautiquesMaîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),Technique de classement et d'archivageConnaissance de l'environnement territorialSavoir-faire :Gérer les situations de stressAppréhender le caractère d'urgence des informations à traiterSavoir-être :RigueurCapacité d'organisationCapacité de travail en équipeRéactivité