Accueil État Civil - Avancement de Grade - Commune de Grosseto Prugna H/F - Communes

AFFECTATIONService : Accueil / Etat CivilDurée hebdomadaire de travail : 37h30 Filière : AdministrativeCatégorie : CCadre d'emplois : Adjoint administratif territorialGrade : Adjoint administratif territorial principal de 2ème classeSupérieur hiérarchique direct : Directeur Général des ServicesENVIRONNEMENT PROFESSIONNELSous l'autorité directe du Directeur Général des Services et du Directeur de la Relation citoyenne et du service à la population, l'agent en charge de l'accueil et de l'état civil assure l'accueil, l'orientation et dispense les premiers renseignements auprès du public qui se présente en mairie. Il assure le traitement des dossiers relatifs à l'état civil (naissance, décès, mariage...) et à l'identité, (carte nationale d'identité, passeport...). Il assure la gestion du courrier (enregistrement, distribution, mise sous plis, affranchissement...). AUTONOMIE ET RESPONSABILITESTravail en autonomie et en équipeTraitement, gestion et orientation avec efficacité des demandes des administrés et du publicMISSIONS ET ACTIVITESMissions principales - Accueil physique et téléphonique du public- Instruction des affaires générales- Instruction des dossiers liés à l'état civil- Gestion du courrier - Diffusion de l'information et/ou de la documentationMissions spécifiques - Tâches administratives- Gestion RH -Congés du village (tous services + arrêtés maladie)- Elections/procurations- Gestion courante école, cantine et mairieIntérêts, contraintes, difficulté du poste - Horaires réguliers- Travail le samedi occasionnellement dans le cadre des mariages- Permanence les samedis avant les élections pour la réception des procurations et bureau de vote les dimanches d'élections

RELATIONS Contact direct et permanent avec les administrésRelation avec le personnel communal et les élusRelation avec les prestataires extérieursRelation avec la posteCONDITIONS D'EXERCICE ET MOYENS TECHNIQUES MIS A DISPOSITIONTravail en bureau et à l'accueilStandard téléphoniquePoste informatique et logiciel métierMachine à affranchirPhotocopieurCONNAISSANCES ET CAPACITES REQUISESSavoir-faire - Accueil physique et téléphonique du public- Renseigner et orienter les administrés et le public en fonction de la nature de leur demande- Instruction des affaires générales- Carte nationale d'identité- Passeport- Recensement militaire- Légalisation de signature- Débits de boissons- Instruction des dossiers liés à l'état civil- Rédaction des actes- Mise à jour des registres- Répondre aux demandes d'actes- Traitement des demandes diverses (livret de famille, changement de nom...)- Accompagnement pour la célébration des mariages- Gestion du courrier - Enregistrement, mise sous plis, affranchissement...- Zeendoc- Diffusion de l'information et/ou de la documentation- Transmission au personnel des notes internes, de la documentation statutaire...affichage des informations diverses- Tâches administratives- Rédaction de courriers administratifs divers- Elections- Inscriptions sur les listes électorales- Enregistrement des procurations- Tenue des bureaux de vote- Gestion courante école, cantine et mairie- Inscriptions école- Elaboration des fiches comptables trimestrielles de la cantine pour facturation et transmission au service des finances- Commande des produits d'entretienSavoirs - Connaissances du fonctionnement et des missions de la commune - Connaissances des règles applicables et démarches en matière d'état civil et d'identité- Maîtrise des techniques d'accueil du public- Maîtrise des logiciels de bureautique et d'état civil- Connaissances en matière d'opérations électorales (code électoral)- Notions en gestion administrative- Notions en ressources humaines- Connaissances du logiciel SITEC OnLine et Zeendoc- Connaissances du règlement intérieur de l'eauSavoir-être - Sens du contact, qualité d'écoute et de dialogue- Respect d'un code vestimentaire approprié à l'accueil du public- Amabilité- Calme et maîtrise de soi- Neutralité et objectivité face aux situations rencontrées- Discrétion professionnelle- Devoir de réserve- Respect de la confidentialitéDiplôme/formation - Pas de diplôme spécifique requis- Formation en lien avec les enjeux de la fonction accueil requise