Adjoint au Chef du Bureau Exploitation Archives Numero 1 H/F - Service historique de la défense (SHD)

Le Service historique de la Défense est un service à compétence nationale rattaché au directeur de la mémoire, de la culture et des archives (DMCA), relevant du SGA. Fort d'environ 600 agents, il a pour mission première de collecter, conserver, classer et communiquer les archives de la défense. Par ailleurs, il a vocation à donner accès à l'histoire militaire française à travers ses fonds et collections ministériels publics et privés, ses ouvrages et ses objets symboliques. Il gère près de 450 km linéaires d'archives, dispose d'une bibliothèque de plus d'un million de volumes, est chargé d'homologuer, de répertorier et de rassembler les éléments de la symbolique militaire et contribue aux travaux relatifs à l'histoire de la Défense. Il se compose d'un échelon central localisé à Vincennes et de 9 centres d'archives territoriaux implantés à Brest, Caen, Châtellerault, Cherbourg, Lorient, Pau, Rochefort, Toulon et Vincennes, Depuis 2025, le SHD est résolument engagé dans une phase de modernisation qui se traduit notamment par une dématérialisation des démarches à destination des usagers, la priorité donnée au numérique, la mise en route de projets d'IA, la simplification et l'efficience des procédures soutien et métier.

Au sein du centre des archives de Pau, l'agent est placé sous l'autorité du chef du bureau d'exploitation des archives n°1 au sein du département de l'exploitation et de la valorisation des archives. Composé de 5 sections, le bureau est chargé de répondre aux demandes d'administrés ou d'administrations. Pour ce faire, les sections exploitent les dossiers individuels du personnel « non-officier » dégagé des obligations du service national. Le cas échéant, des recherches complémentaires dans les archives collectives et les fichiers des citations sont confiées à un autre bureau. L'agent participe au quotidien, avec le chef du bureau, à l'organisation et le management des sections, dans le suivi et le contrôle de l'activité. Ses principales missions sont les suivantes :
- Assister le chef du bureau dans les missions managériales et organisationnelles en veillant à la bonne répartition du travail au sein des sections.
- Suppléer le chef de bureau en son absence;
- Participer à la formation et la mise à niveau régulière des agents du bureau;
- Traiter les dossiers particuliers ou contentieux;
- Participer aux réunions animées par les chefs du département, du bureau et élaborer les comptes rendus de réunion et s'assurer de répercuter l'information;
- Mettre en place et/ou assurer le suivi d'indicateurs.

En termes de savoir-être, il est attendu du candidat de savoir faire preuve de :
- Organisation et méthode
- Autonomie
- Synthèse des informations
- Rigueur
- Sens des relations humaines
Le candidat doit avoir une maitrise du management.
Concernant les compétences techniques sur le poste, il est attendu une expérience dans les domaines suivants :
- Connaissance de son environnement professionnel
- Utilisation des logiciels de bureautique
- Règles, protocoles et procédures du domaine
- Usage de la correspondance administrative