Assistant Administratif en Apprentissage H/F - Artcetera

Fondée en 2018, ArtCetera est une école de musique pluridisciplinaire regroupant aujourd'hui plus de 300 élèves et une équipe de 20 professeurs. En complément des cours de musique dispensés tout au long de l'année, l'établissement propose un programme complet d'activités culturelles et pédagogiques incluant la réalisation d'enregistrements vidéo, l'organisation de concerts, la tenue de stages thématiques ainsi que la planification de sorties pédagogiques. Dans le cadre de la structuration de ses activités, l'école recherche un(e) Assistant(e) de Gestion et Communication en apprentissage.
Placé(e) sous la responsabilité de la direction, l'apprenti(e) intervient sur l'ensemble de l'activité administrative, communicationnelle et événementielle de l'établissement.Concernant le volet administratif, les fonctions couvrent la gestion globale du fonctionnement quotidien de l'école. Cela inclut le traitement de l'accueil téléphonique, l'information des usagers, ainsi que la correspondance régulière entre les parents d'élèves et le corps professoral. L'alternant(e) assure également une prise en main simplifiée du suivi comptable et administratif de premier niveau.Sur le plan de la communication, la mission consiste à gérer et alimenter les comptes de réseaux sociaux de l'école, tout en concevant les supports visuels nécessaires aux différentes actions d'information internes et externes.Enfin, sur le plan opérationnel, la personne recrutée apporte un soutien logistique direct lors de l'organisation des événements culturels de l'établissement et participe activement à la préparation et au déroulement des tournages vidéo.

Experience: Débutant acceptéCompétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Principes de base en comptabilité,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des déplacements professionnels,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Utilisation et compréhension des outils d'IA,Gestion de la suite Office (Excel, Word, etc.),Gestion des outils créatifs (Suite Adobe / Figma)Langues: Anglais exigé,Français exigéPermis: B mention 79.06 (= EB) souhaitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Enseignement culturelListe des qualités professionnelles:Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, ...).Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.