Assistant·e Administrative Service Technique - Commune de Saint Chaffrey H/F - Communes

Sous l'autorité du DST, vous assurez la gestion administrative et le secrétariat des services techniques de la collectivité.ACTIVITES ET TACHES PRINCIPALES DU POSTE :Assurer le secrétariat des services techniques- Accueillir téléphoniquement les usagers, entreprises et partenaires,- Gérer le courrier entrant et sortant,- Rédiger les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs,- Assurer le classement et l'archivage des dossiers,- Organiser les réunions.Assurer le suivi administratif des activités techniques- Suivre les demandes d'intervention,- Mettre à jour les tableaux de bord en lien avec le DST,- Assurer le suivi administratif des travaux réalisés en régie ou par les entreprises,- Préparer les dossiers administratifs liés aux opérations de travaux.Participer à la gestion budgétaire- Établir les demandes de devis,- Suivre les bons de commande,- Vérifier les factures en lien avec le service Finances,- Assurer le suivi des crédits budgétaires en lien avec le service Finances,Assurer le suivi des marchés publics- Préparer les pièces administratives des consultations en lien avec le DST et le service juridique,- Assurer le suivi des procédures,- Veiller au respect des échéances contractuelles,- Participer au suivi des marchés publics (pièces administratives, notifications, reconductions, avenants).Participer au suivi des ressources du service- Gérer les congés, absences et plannings administratifs,- Suivre les formations obligatoires,- Assurer le suivi administratif des véhicules, matériels et équipements (contrôles réglementaires, assurances, maintenance).Activités complémentaires- Participer à la préparation des commissions ou réunions techniques,- Mettre à jour les bases de données patrimoniales,- Assurer le suivi des signalements des administrés,- Participer à la démarche qualité et à l'amélioration des procédures.

Savoirs- Fonctionnement des collectivités territoriales,- Organisation des services techniques,- Règles de rédaction administrative,- Notions de comptabilité publique (M57),- Notions relatives aux marchés publics,- Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).Savoir-faire- Organiser et prioriser les tâches,- Rédiger des documents administratifs,- Suivre des dossiers complexes,- Utiliser des logiciels métiers,- Concevoir et mettre à jour des tableaux de suivi,- Respecter les délais et les procédures.Savoir-être- Sens de l'organisation,- Rigueur,- Discrétion professionnelle,- Réactivité,- Esprit d'équipe,- Qualités relationnelles,- Autonomie,- Sens du service public.Relations fonctionnelles- Ensemble des services de la collectivité,- Services financiers,- Service commande publique,- Élus,- Entreprises,- Bureaux d'études,- Services de l'État et partenaires institutionnels,- UsagersConditions d'exercice- Travail en bureau,- Horaires réguliers avec possibilité d'adaptation selon les nécessités de service,- Utilisation quotidienne des outils informatiques,- Déplacements ponctuels sur les sites de la collectivité.Moyens mis à disposition- Poste informatique,- Téléphone,- Logiciels bureautiques et métiers,- Véhicule de service si nécessaire.Profil recherché- Formation administrative (Bac à Bac +2 souhaitée),- Expérience dans une collectivité territoriale appréciée,- Connaissance de l'environnement technique et des procédures administratives,- Maîtrise des outils numériques et aptitude au travail en équipe.