Ama Utep 50% H/F - CHS Saint-Ylie Jura

IDENTIFICATION DU POSTERelation hiérarchique :Directeur de l'Établissement et Direction des Ressources Humaines, chef de pole, médecin référent (UTEP) Relations fonctionnelles :BDE, direction des soins, Cadre Supérieur de Santé, Encadrement médical et paramédical, Services Administratifs, Logistiques et Techniques.Présentation du Pôle AmbulatoireBrunelles Hospitalisation Complète ;CAC Dole et CAC Lons le Saunier ;Tous les CMP / HJ du département ;CSAPA / ELSA Dole ;Vigilans / UTEP Présentation du service :Pole Ambulatoire : Gestion administrative de l'Unité Transversale d'Éducation au Patient (50%)
MISSIONS DU POSTEMission générale:Accueillir, orienter, renseigner, rassurer, désamorcer des situations conflictuelles.Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou fonctionnel ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l'information.Communiquer des documents liés au service.Gérer des dossiers et assurer leur suivi.Missions principales:UTEP (Psychoéducation)Informations sur la psychoéducation aux patients, soignants, médecins, à l'accueil, par courrier ou par téléphone.Gestion administrative de l'activité (liens avec les intervenants, création de dossiers, préparation des dossiers, courriers, création et suivi des carnets de bords des patients, gestion administrative des réunions: OJ, compte rendus, diffusion...)Communication: flyers, affiches, PPT pour les instances, bilan activitéRecueil activité (saisie DPI)Réalisation bilan d'activité en collaboration avec les soignantsMissions non spécifiquesTâches administratives (élaborer et actualiser des tableaux), documents professionnels courantsGestion des stocks de fournitures de bureau (commande, contrôle et suivi).Gestion logistique: réservation salles, véhicules, commandes,Suivi des indicateurs/tableaux de bordAutres missionsParticipation à la continuité du secrétariat médical au sein du pôle ambulatoire (remplacements ponctuels congés et absentéisme)COMPÉTENCES REQUISESAptitudes à:Accueillir et orienter des personnes, des groupes, et notamment accueillir des patients et leurs prochesS'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes.Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.Maîtriser les outils bureautiques et informatiques.Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous pour le cadre de pôle.Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, un compte rendu, un courrier, les bilans, les tableaux de bord relatifs à son domaine de compétences.Savoir synthétiser les informations.Identifier les informations pertinentes, choisir et utiliser des supports et des moyens adaptés pour communiquer.Renseigner les tableaux de bord et les indicateurs de l'activité de la gestion budgétaire et économique du pôle.Travailler en équipe / en réseau.