Assistant de Services H/F - Service Public

Sous l'autorité de la responsable du pôle des assistantes mutualisées et en collaboration avec plusieurs collègues, l'assistant.e de services apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services dont elle/il s'occupe.

Elle/il contribue à l'organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.

Elle/il facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs.

Elle/il contribue aux actions et à la continuité de service, de manière fluide, au sein du collectif des assistant.e.s de services du centre.

L'assistant.e de services est chargé de contribuer à la bonne marche de plusieurs services. Elle/il pourra voir son portefeuille évoluer auprès de différents services.

Principales activités

• Assistanat / Organisation

Organiser les déplacements (transports, hébergement, suivi remboursement...) et gérer les agendas
Gérer le courrier, les mails, filtrer les appels téléphoniques
Contribuer à l'organisation de la vie interne des services: organiser, préparer et participer aux réunions de service, séminaires de services, utiliser les outils collaboratifs et les outils de visioconférence et rédiger les comptes-rendus
Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité des services dans le respect des procédures administratives, en assurer le classement et l'archivage
Contribuer au processus d'accueil des nouveaux arrivants des services gérés (bureau, poste de travail, accès aux outils, présentation des outils du quotidien).

• Gestion

Contribuer à l'élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés publics, saisie des bons de commandes et réception) en lien avec les différents services
Créer et gérer les tableaux de bord et les indicateurs : création, suivi et traitement / étude des données.

• Communication

Assurer l'interface des services avec les différents acteurs internes et externes (accueil, transmission, relais d'informations)