Assistante Administrative et Financière - Commune de le Port H/F - Communes

Assurer l'accueil, le secrétariat, le suivi et le traitement des informations
nécessaires au bon fonctionnement administratif des directions des services
techniques. Apporter un soutien quotidien à la responsable en effectuant les
tâches administratives et financières d'exécution et de gestion courante dans
le domaine de l'activité des services techniques.

- Accueillir, orienter et renseigner les usagers ;
- Assurer le secrétariat et la gestion administrative :
o Préparer, réceptionner les courriers ou parapheurs et en assurer le suivi ;
o Réaliser divers travaux de bureautique : mise en forme des courriers, saisie d'informations
dans les tableaux de suivi... ;
o Organiser, classer et archiver les dossiers (papier et électronique).
- Saisir et suivre les demandes de bons de commande sous CIRIL, transmettre aux entreprises et archiver;
- Gérer la base fournisseurs (suivi de la validité des attestations d'assurance et fiscale, responsabilité civile et professionnelle des fournisseurs, etc.) ;
- Assister les directions dans l'exécution des marchés (préparation et classement des pièces liées à l'exécution des marchés (OS, PV, etc.) ;
- Lancer en appui des services/ directions, les consultations des marchés de travaux, de fournitures et services, en dessous du seuil réglementaire ;
- Procéder aux virements de crédits des lignes budgétaires des services techniques, établir un suivi des réalisations budgétaires, des Engagements Non Soldés, des commandes, des financements ;
- Appuyer la réalisation de bilans et rapports d'activités de la direction ;
- Aider à l'élaboration, la tenue et au suivi des tableaux de bord ;
- Réaliser toutes tâches inhérentes au fonctionnement du service, à la demande de la hiérarchie ou provenant des services.

Savoir / Savoir-faire
- Accueillir le public, être à l'écoute et s'avoir s'adapter à différents interlocuteurs ;
- Savoir gérer les priorités ;
- Bonne connaissance de l'outil informatique (Word, Excel...), capacité à utiliser les outils couramment utilisés par la collectivité (Intranet, GED, Finances en ligne, etc.), aptitude à utiliser de nouveaux outils ;
- Notions sur les règles budgétaires et comptables et de la commande publique ;
- Sens de l'initiative, de l'organisation.
Savoir-être
- Sens du travail en équipe ;
- Capacité d'adaptation et d'initiative dans l'exercice des missions ;
- Qualités de rigueur et d'organisation ;
- Discrétion, autonomie et confidentialité ;
- Sens du service public.
- Missions : voie statutaire ou contractuel. Temps de travail : temps complet, durée hebdo 35h00
- Disposition de l'article L. 332-8-2°