Assistant·e Administratif de Groupe d'Elus - Offre N°3431 H/F - Conseils départementaux

l'assistant(e) administratif recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du groupe. Il (elle) assiste la Secrétaire générale et les chargés de missions du groupe dans l'organisation du travail de l'équipe.Assistance administrative, planification et suivi- Reçoit, filtre et réoriente lorsque nécessaire les courriers électroniques- Saisit des documents de formes et de contenus divers, met en forme tous types de courriers- Rédige des documents administratifs, des comptes rendus et procès-verbaux de réunions- Gère et/ou actualise une base d'informations (listing élus, contacts, partenaires, ...)- Tient à jour les documents réglementaires- Gère l'activité professionnelle du groupe ou des élus en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités- Assure l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...) et prépare les dossiers en vue des réunions- Renseigne les tableaux de suivi des activités du secrétariat général- Gère le suivi des courriers élus- Gère les frais de déplacement des élus- Gère les commandes fournitures pour le groupe dans son intégralité- Trie, classe et archive les documents du service- Utilise les logiciels nécessaires au fonctionnement (frais de déplacement, logiciel courrier, ...)Accueil et relations avec le public- Effectue l'accueil physique et téléphonique du secrétariat général, oriente ses interlocuteurs lorsque nécessaire- Prend les messages et hiérarchise les demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité.Spécificité- Disponibilité durant certaines périodes spécifiques (sessions, commissions permanentes).

Compétences techniques :- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité- Connaître les enjeux et évolutions des politiques publiques de son domaine d'activité- Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,...)- Mettre en forme les documents selon la charte graphique- Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord- Instituer des règles de classement et d'archivage et les faire respecter- Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)- Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l'activitéCompétences relationnelles :- Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique- Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers- Faire preuve de diplomatie- Savoir se rendre disponible- Coopérer avec les autres services de la directionCompétences stratégiques :- Savoir anticiper- Comprendre les enjeux liés à son domaine d'activité- Etre capable de prendre des initiatives- Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence- Filtrer à bon escient les appels téléphoniques- Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel