Assistant de Direction H/F - Service Public

Direction GénéraleDirection des Affaires financières et des systèmes d'informationDirection de la Qualité, Relations avec les usagers Gestion des risques et RSE
Mission (s) principale(s):Organiser pour la directrice de l'établissement et les directeurs adjoints desfinanceset de la qualité, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques ;Assurer le secrétariat et l'accueil pour la directrice de l'établissement et les directeurs adjointsdes finances et de la qualitéMission (s) et Activités spécifique(s) :1. Assurer l'accueil physique et téléphonique du service et orienter le public-Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques-Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande-Identifier, rechercher, transmettre la demande au service compétent-Connaître et renseigner sur les dispositifs et les procédures-Renseigner sur le fonctionnement et l'organisation du service2. Assurer le secrétariat du service-Assurer le suivi de l'agenda de rendez-vous et des réunions de travail pour la directrice de l'établissement et les directeurs adjoints DAFSI et DUQPR&RSE-Traiter au quotidien le courrier postal, électronique et fax arrivée/départ (enregistrement, diffusion, suivi...)-Réaliser des travaux de bureautique (frappe de courrier, notes de services et d'informations etc.)-Photocopier, numériser et diffuser des documents-Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion (réunion de service...)-Assurer la logistique des réunions (convocations, préparation de la salle, préparation de document, prise de note...)-Classer et ordonner les documents de façon accessible à tous-Opérer un tri régulier parmi les documents et dossiers-Gérer les stocks de fournitures administratives du service (commande)-Assurer la gestion et le suivi des congés pour les cadres de la Direction des finances et de la Direction de la qualité3. Assurer la circulation de l'information entre la directrice de l'établissement et les directeurs adjoints DAFSI et DUQPR&RSE :-Rédiger des notes de services et d'informations internes à partir d'instructions orales ou écrites, les soumettre au contrôle et à la signature et les diffuser par voie électronique et sur le site intranet de l'établissement

Bac Professionnel secrétariat (niveau IV)Connaissance du milieu hospitalier apprécié