Assistante-Assistant de Direction au Secrétariat Préfectoral H/F - Préfecture de l'Ardèche

Groupe RIFSEEP: 1Vos activités principales:Le secrétariat du préfet assiste le corps préfectoral dans l'organisation quotidienne de son travail.1- Assurer le secrétariat de M. le Préfet et du directeur de cabinet- gestion des agendas et des plannings- traitement des appels téléphoniques et des courriels- accueil physique et téléphonique du cabinet- saisie, mise en forme de courriers, note, documents...2- Planification et organisation- planification et organisation d'évènements conduits par la Préfet ou le directeur de cabinet en soutien du BRECI principalement ou de réunions ponctuelle et sensibles (exemple: cérémonies, départ/prise de fonction du corps préfectoral, visites officielles, etc)A ce titre, le secrétariat peut être sollicité en renfort pour des évènements exceptionnels sur volontariat.- organisation des déplacements de M. le Préfet et du directeur de cabinet;Dans ces missions, le secrétariat est en lien avec les conducteurs, le maître d'hôtel, les secrétariats des sous-préfets et autres services3- Chargé de la logistique du cabinet- commande de fournitures de bureau- rédaction des menus, chevalets, plans de table...- archivage de M. le Préfet et du directeur de cabinet- réservations pour le compte du préfet et du directeur de cabinet (salles,...)4- Suivi du courrier- gestion de la réception des dossiers préparés par les services pour M. le Préfet et du directeur de cabinet - gestion des dossiers du corps préfectoral- gestion de l'arrivée du courrier et des courriels (tri, transfert, réponses aux invitations...)- gestion de la mise à la signature et de la distribution des parapheurs 5- Suivi des lignes budgétaires- Suivi du budget de fonctionnement de la résidence et des frais du corps préfectoral - Suivi des heures supplémentaires des chauffeurs (coordination avec agenda corps préfectoral) et des personnels de résidence- Appui dans le suivi du budget et la déclaration des frais de représentation du cabinet- Chef de filât des secrétariats du corps préfectoral (suivi des congés....)Votre environnement professionnel:Activités du service :Nécessite de nombreuses relations avec les sous-préfets, les chefs de services de l'Etat, les élus, les acteurs socio-professionnels du départementComposition et effectifs du service Le cabinet est composé de:- la direction des sécurités: 16 agents (5A - 8B - 4C ) - le bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle (BRECI) : 7 agents (2A - 2B - 1C et un apprenti)- 2 conducteurs - le secrétariat préfet et directeur de cabinet : 2 agents (1B et 1C)Liaisons hiérarchiques :Le préfet et le directeur de cabinet le directeur des sécurités - sur les sujets relevant de la sécurité ou en l'absence du directeur de cabinetLiaisons fonctionnelles :Liaison fonctionnelle avec le BRECI qui suit l'activité des 2 conducteurs et des 2 secrétaires (préfet/directeur de cabinet et Secrétaire générale)

Suite liaisons fonctionnelles :Les sous-préfets, les directeurs interministériels, les directeurs de la préfecture, les chefs de bureaux et les agents de la directionVos compétences principales mises en oeuvre:Connaissances techniques :Avoir des compétences en informatique - bureautique/niveau maîtrise/requisConnaître l'environnement professionnel/niveau pratique/requisSavoir-faire :Savoir s'organiser/niveau expert/requisSavoir rédiger/niveau maîtrise/requisSavoir travailler en équipe/niveau maîtrise/requisSavoir-être :savoir accueillir/niveau maîtrise/requissavoir s'exprimer oralement/niveau maîtrise/requissavoir s'adapter/niveau maîtrise/requisVos perspectives: préparation de concours ou d'examen professionnelDurée attendue sur le poste: 4 ans