Assistant AdministratifTive - Mairie de Lievin H/F - Communes

Assurer l'assistance administrative de la Direction des Finances et des Moyens Généraux, contribuer au fonctionnement administratif et budgétaire de la direction, assurer l'appui administratif et budgétaire du système d'information- Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes. - Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs. - Organiser les réunions et en assurer le suivi administratif. - Gérer le courrier, le classement et l'archivage des documents. - Assurer le suivi des agendas, des échéances et des demandes adressées à la direction.- Assurer le suivi administratif et budgétaire des dossiers relevant de la direction. - Préparer et suivre les actes, documents et procédures nécessaires à leur traitement. - Participer à la gestion et au suivi de dossiers spécifiques confiés par la direction. - Assurer le suivi administratif des contrats, conventions et marchés. - Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi de l'activité. - Contrôler et transmettre les pièces administratives nécessaires au traitement des dossiers.- Centraliser et suivre les demandes des utilisateurs.- Assurer le suivi administratif des contrats de maintenance, licences logicielles, abonnements et prestations informatiques.- Participer au suivi des crédits et dépenses du service informatique.- Tenir à jour les tableaux de bord et inventaires des équipements informatiques et téléphoniques.- Participer au suivi des acquisitions, renouvellements et mises au rebut des matériels.

Savoir :Connaître les principes de la comptabilité publique et les procédures administratives.Maîtriser les notions fondamentales de la commande publique.Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et les logiciels métiers de la collectivité (SEDIT, etc.)Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique.Posséder de bonnes capacités d'expression écrite et orale.Savoir-faire :Assurer le suivi administratif, comptable et budgétaire des dossiers.Élaborer, mettre à jour et exploiter des tableaux de bord et outils de suivi.Rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs dans le respect des procédures en vigueur.Organiser le classement et l'archivage des dossiers.Accueillir, renseigner et orienter les différents interlocuteurs.Traiter les commandes, devis, factures et assurer le suivi des marchés et contrats.Prioriser les tâches et gérer plusieurs dossiers simultanément.Rendre compte de son activité et alerter sa hiérarchie en cas de difficulté.Savoir-être : Faire preuve de rigueur dans l'exécution des tâches administratives et comptables.Organiser son travail et gérer les priorités de manière autonome.Respecter les obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité.Rendre compte de son activité et alerter sa hiérarchie en cas de difficulté ou d'anomalie.Faire preuve de réactivité face aux demandes et aux imprévus.