Secrétaire Administratif - Rédacteur de Marchés Publics au Sar de Douai H/F - Direction des services judiciaires - CA DOUAI

Les activités du service 1. Elaboration des procédures d'achat formalisées ou adaptées en fonction des besoins et des règles applicables aux marchés publics2. Analyse des offres et le contrôle de la procédure de passation3. Suivi de l'exécution des marchés4. Optimisation de la fonction achat à travers les pistes de modernisation, de mutualisation et de recherche d'économie5. Relations avec les juridictions, les institutionnels et les fournisseurs6. Gestion et animation du service des marchés publics UO de DOUAI et BOP GRAND NORD7. Gestion et suivi du parc automobile du ressort Le service est composé d'un responsable de la gestion budgétaire chargé des marchés publics (RGBMP), de deux secrétaires administratifsComposition et effectifs du serviceCatégorie A : 1 RGBMP + 1 directeurCatégorie B : 2 secrétaires administratifsCatégorie C : 1 adjoint administratif Votre hiérarchieLe supérieur hiérarchique direct du secrétaire administratif affecté au service des marchés public est le responsable de la gestion budgétaire et des marchés publics (RGBMP)Vos interlocuteurs métiersLe service des marchés publicsLa direction et l'ensemble des services du SARLes services budgétaires des SAR de Rouen et AmiensLes juridictions du ressort de la cour d'appel de DouaiLe secrétariat général (DIR SG GRAND NORD)L'administration centrale (Bureau FIP4)Les entreprises titulaires de marchés publics
MISSION GLOBALE : Le secrétaire administratif assure sous le contrôle du responsable de la gestion budgétaire et des marchés publics la préparation, la rédaction, la publication et l'exécution des marchés publics pour le pouvoir adjudicateur (Premier Président et Procureur Général) et le représentant du pouvoir adjudicateur (Directeur délégué à l'administration régionale judiciaire) des UO du BOP GRAND NORD. Il assiste le RGBMP dans l'ensemble des tâches qui lui sont confiées.Mission 1 : Préparation et conception des marchés publics :- Suivre la procédure de passation,- Procéder à la publication classique et électronique, le cas échéant,- Participer à l'étude et l'analyse des offres,- Rédiger le rapport de présentation le cas échéant,- Notifier le marché,- Communiquer les éléments des marchés,- Rédaction de rapports, notes et courriers.Mission 2 : Suivi et exécution des marchés publicsSur le volet budgétaire:- Préparation du dossier et collaboration avec le service budgétaire avant soumission au visa du contrôleur budgétaire en Région- Élaboration de tableaux de bord- Suivi de la dépense et des services faitsSur le volet contractuel:- S'assurer du respect des engagements contractuels et de leur qualité- Appliquer les dispositions contractuelles- Assister et conduire de réunion de suivi- Exécuter les actes administratifs de la commande publique (reconductions, avenants, déclarations obligatoires, etc.);- Rédiger les courriers d'application des pénalités contractuelles -> Collaborer avec le responsable du service immobilier et les techniciens immobiliers du SAR pour l'élaboration et l'exécution des marchésMission 3 : Assistance des juridictions dans le suivi des marchés et contrats- Elaborer des fiches synthétiques- Recenser et analyser les besoins en prestations pour les arrondissements judiciaires- Préparer et participer aux réunions de suivi des marchés publics avec les services utilisateurs et les entreprisesMission 4 : Communication- Traiter et diffuser les informations internes et externes;- Communication interne (avec la hiérarchie et les juridictions) et externe (avec les institutionnels, les candidats et les fournisseurs) ;- Participer aux réunions de service, aux commissions et aux groupes de travail- Formation des fonctionnaires stagiaires (en cas d'absence du RGBMP) et SA stagiaires.Mission 5 : Gestion globale du service, en cas d'absence des encadrants- Rendre compte des actions et de l'actualité du service en l'absence du chef de service;- Assurer la continuité du service.

CET EMPLOI EST OUVERT UNIQUEMENT AUX FONCTIONNAIRESExpériences professionnelles antérieures souhaitéesUne expérience antérieure au sein d'un service marché serait appréciée mais n'est pas un prérequisOffres de formation associées à votre prise de posteInscriptions à des formations spécifiques et professionnalisantes Parcours de formation au sein d'un autre service des marchés publicsPerspectives d'évolution professionnelleAccès aux différents grades du corps des secrétaires administratifsEncadrement intermédiaireConnaissancesCircuits administratifsOrganisation administrative et judiciaireOutils bureautiques de baseOutils de communicationRègles générales de la commande publique Règles budgétaires et comptablesSavoir-êtreSens de l'organisation RigueurSens des relations humainesÊtre autonomeÊtre réactif Sens de l'anticipationFaire preuve d'initiative Faire preuve de capacité d'adaptation Faire preuve de discrétionSavoir-faireMaîtriser les nouvelles technologiesMaîtriser les rédactions particulières à l'emploiMaîtriser les techniques de classement et d'archivageMaîtriser les techniques d'accueil physique et téléphoniqueOrganiser sa charge de travailConduite de réunionTravailler en équipeSavoir communiquer Savoir rentre compte