Secrétaire Administratif Tj St Malo -Secrétariat de la Présidence H/F - Direction des services judiciaires - CA RENNES

Le tribunal judiciaire de Saint-Malo est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile et pénale compétente pour les litiges pour lesquels aucune autre juridiction ne se voit spécifiquement attribuée une compétence et ce quel que soit le montant du litige.Il est composé d'un greffe de 45 personnels (directeurs, greffiers et adjoints administratifs) dont 2 adjoints techniques, de 5 magistrats du parquet et 13 magistrats du siège, une chambre de proximité à Dinan composée de 7 agents et un magistrat est rattachée au TJ de Saint MaloLe Secrétariat commun des Chefs de Juridiction est assuré par deux personnes ; Le secrétaire administratif/ la secrétaire administrative est chargé/ chargée de tâches administratives d'application. A ce titre, il ou elle participe à la mise en oeuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale.Composition et effectifs du service : Le secrétariat commun des chefs de juridiction est composé de deux agents.Votre hiérarchie : La directrice de greffeVos interlocuteurs métiers : Les partenaires institutionnels ; les services de l'État et des collectivités territoriales ; les collaborateurs occasionnels du service public de la justice ; les auxiliaires de justice
La secrétaire administrative affectée au secrétariat de la présidence assure les fonctions d'accueil et d'assistance pour le/la présidence du tribunal judiciaire. Ces fonctions comprennent le traitement des ordonnances sur requête qui relèvent de la compétence de la présidence, le traitement des mémoires d'aide juridictionnelle des auxiliaires de justice (hors avocats).La secrétaire administrative se charge également de l'exécution des opérations relevant de la cellule budgétaire sous l'autorité de la directrice de greffe. Elle assure des tâches administratives d'application comprenant également des tâches ponctuelles de secrétariat DG.1- Secrétariat de la présidence - Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs- Gestion de l'agenda du président- Etablissement du tableau de permanence weekend et d'astreinte des magistrats du siège et mise en forme et diffusion des plannings trimestriels- Préparation des ordonnances de roulement et ordonnances conjointes- Participation à l'organisation d'évènements (audiences de rentrée, audiences l'installations, réunions...)- Renseignement de l'ordonnance de roulement dans PILOT- Elaboration de documents administratifs- Traitement du courrier- Dactylographie des courriers et notes du président- Diffusion des notes et circulaires aux magistrats du siège- Gestion des dossiers administratifs des magistrats du siège- Classement et archivage des documents et dossiers- Traitement des requêtes président- Binôme du secrétariat du procureur pendant les congés2 - cellule de gestion budgétaire- Préparation des demandes d'achat dans CHORUS Formulaire- Réception et contrôle des commandes en soutien de l'équipe technique- Gestion de la constatation des services faits (papiers et chorus)- Suivi de la consommation et de la dépense- Participation à l'élaboration des demandes budgétaires- Mise à jour des différents tableaux de suivi comptables- Suivi des consommables d'imprimantes et toner et commandes3 - secrétariat de la directrice de greffePonctuellement, réponses aux stagiaires, recensement des besoins, envois de documents au SAR4 - planification et comptabilisation des visio conférences extérieures5 - planification des demandes de présence de scolaires aux audiences correctionnelles6 - traitement des mémoires d'aide juridictionnelle des auxiliaires de justice (hors avocats)Et toute autre tâche administrative

Connaissances :Statuts de la Fonction publique et statuts particuliersCircuits administratifsOrganisation judiciaire et administrativeOutils bureautiqueOutils de communicationSavoir-être :Avoir le sens de l'organisationEtre autonome, discret Avoir le sens des relations humainesSavoir anticiper, s'adapterSavoir-faire :Alimenter les tableaux de bord et statistiquesAppliquer les textes législatifs et réglementairesTravailler en équipeMaîtriser les rédactions particulièresMaîtriser les nouvelles technologiesAccueillir physiquement et téléphoniquementExpériences professionnelles antérieures souhaitées :Sur un poste similaire serait un atout