Assistant Administratif et Commercial - Formations à Distance - E-Learning H/F - Prologs

Prologs Formation (centre de formation à Valliquerville en Normandie - 76) fait partie du groupe familial OTGE qui opère depuis 45ans dans les domaines de la propreté et de la logistique. Nous nous appuyons notamment sur l'expérience accumulée par nos sociétés soeurs, Netman et Concept Manufacturing. Nous proposons une large palette de formations dans les domaines de la propreté, de la logistique et de la sécurité.
LE POSTE : Pour accompagner notre croissance, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) en CDI afin de renforcer nos équipes. Ce poste est principalement dédié à la gestion des actions de formation en distanciel et en e-learning/microlearning, un axe stratégique de développement pour Prologs Formation.Rattaché(e) au directeur, vos missions principales seront les suivantes :Gestion des formations à distance et e-learning (mission centrale du poste)Gestion et suivi de l'ensemble des sessions de formation en distanciel et en microlearning, de l'inscription à la clôture du dossierSuivi de la connexion et de l'assiduité des stagiaires sur les plateformes e-learningCoordination avec les formateurs pour l'organisation et le bon déroulement des sessions à distanceGestion des documents pédagogiques et administratifs propres au distanciel (convocations, émargements numériques, attestations)Veille à la conformité des actions à distance avec les exigences Qualiopi et des financeursVolet commercialAccueil téléphonique et physique des stagiaires, clients et partenairesRéception et traitement des demandes clientsRéalisation de devis sous validation de la direction, et relances sur les devis en attenteRédaction et envoi des propositions commerciales et des conventions de formationParticipation à la réponse aux appels d'offres et appels à projetsPrise de rendez-vous commerciauxSuivi des facturations, règlements et relances clients en lien avec la direction et la comptabilitéRelation client sur les impayésRéalisation de bilans de facturation (réalisés et à venir) et reporting mensuel à la directionParticipation à l'analyse des réclamations clients en lien avec la directionVolet administratif et formation (présentiel)Gestion administrative courante de l'organisme selon les procédures en vigueur (courriers, contrats, convocations, attestations)Garantie de la conformité documentaire et organisationnelle au regard des exigences Qualiopi et des financeurs (OPCO, CPF Entreprises, France Travail)Tenue et archivage des dossiers stagiaires et formateursOrganisation de la logistique des formations en présentiel (salles, matériel pédagogique)Suivi des plannings des formateurs et des formations, dans une logique d'optimisationVérification et dépôt des factures formateurs sur l'intranetGestion des consommables du secteur bureautiqueVous travaillerez en équipe avec le développeur web design, la direction pédagogique et la direction générale. Vous serez garant(e) du bon fonctionnement commercial et administratif de la structure, en particulier de la bonne gestion des parcours de formation à distance, ainsi que de la tenue de la certification Qualiopi.

Au moins une première expérience réussie sur un poste similaireÀ l'aise avec les outils et plateformes de formation à distance / LMSConnaissance idéale du secteur de la formation professionnelle et des dispositifs de financement (OPCO, CPF, financements)Connaissance du référentiel Qualiopi fortement appréciée, notamment sur les exigences propres au distancielMaîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, outil CRM, Formdev)Excellentes capacités relationnelles et rédactionnellesRigueur et sens de l'organisation