Office Manager CDI 26H - Semaine H/F - SWELL

Vos missions

Coordination administrative et support aux magasins

Vous accompagnez quotidiennement les magasins et les équipes internes sur l'ensemble des sujets administratifs courants :

- Gestion des appels téléphoniques et des mails (magasins, direction, prestataires, partenaires...)
- Traitement et suivi du courrier
- Gestion des transferts de marchandises
- Déclarations et attestations de chiffre d'affaires
- Vérification des factures et suivi administratif via Agicap
- Organisation des déplacements et d'événements ponctuels
- Commandes de consommables et fournitures pour les magasins et les bureaux

Gestion des prestataires et des services généraux

Vous coordonnez l'ensemble des prestataires intervenant sur notre réseau de magasins et veillez au bon déroulement des interventions ainsi qu'au respect des contrats.

Vous assurez notamment le suivi des prestataires de maintenance (climatisation, rideaux métalliques, portes automatiques, extincteurs, vérifications électriques, portiques de sécurité...) ainsi que des autres prestataires du groupe (travaux, vidéosurveillance, prestataires spécialisés...).

Dans ce cadre, vous prenez en charge :

- Les demandes et analyses de devis
- La planification des interventions
- Le suivi des dossiers
- Les relances des prestataires
- Le contrôle des contrats
- La vérification des factures
- Le suivi des vérifications réglementaires annuelles
- La recherche de nouveaux prestataires
- Les appels d'offres et la négociation de contrats groupe

Gestion administrative du groupe

Vous participez au bon fonctionnement administratif de l'entreprise en assurant le suivi de plusieurs dossiers transverses.

Vos principales missions sont les suivantes :

- Gestion des sinistres (déclarations, ouverture et suivi des dossiers auprès des assurances)
- Gestion des assurances du groupe (attestations, suivi des contrats et contrôle des factures)
- Gestion du parc automobile (véhicules, LOA, assurances)
- Gestion des boîtes mails du groupe et de la suite Microsoft 365 en lien avec notre prestataire informatique
- Gestion des terminaux de paiement (TPE) et des cartes de dépôt
- Participation aux ouvertures, fermetures et liquidations administratives de magasins

Pourquoi nous rejoindre ?

- Un poste polyvalent et central au sein d'une PME en croissance
- Des missions variées, au contact de nombreux interlocuteurs
- Une forte autonomie dans l'organisation de votre travail
- Un environnement stimulant où aucune journée ne se ressemble
- Une équipe dynamique, bienveillante et engagée

Conditions du poste

- CDI - Temps partiel (26 heures hebdomadaires)
- Répartition sur 4 jours
- Horaires : à definir
- Localisation : Lille
- Prise de poste : 01/09/2026
- Rémunération : entre 21 500 € et 23 000 € brut annuel
- Avantages : titres restaurant

Vous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste d'Office Manager, d'Assistant(e) administratif(ve), d'Assistant(e) de direction ou sur une fonction administrative polyvalente.

Vous appréciez les environnements dynamiques où les journées sont variées et où il est nécessaire de gérer plusieurs sujets simultanément. Organisé(e), autonome et rigoureux(se), vous aimez le contact avec de nombreux interlocuteurs et savez faire avancer les dossiers avec efficacité.

Au-delà de votre parcours, nous serons avant tout attentifs à votre personnalité : votre sens de l'organisation, votre curiosité, votre implication et votre envie d'apprendre feront la différence.

Vous disposez également des qualités suivantes :

- Formation Bac +2 minimum en gestion, administration ou assistanat
- Excellent sens de l'organisation et de la priorisation
- Bon relationnel et sens du service
- Esprit d'initiative et autonomie
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Discrétion et esprit d'équipe
- Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques indispensable

Le Groupe SWELL est une PME en croissance, regroupant environ 190 collaborateurs, répartis sur 22 entités juridiques et 32 magasins en France et au Luxembourg.

Notre organisation repose sur des fonctions support polyvalentes, opérationnelles et proches du terrain, au service des équipes magasins et des équipes support.

Dans le cadre du développement de notre organisation, nous recherchons un(e) Office Manager afin de contribuer au bon fonctionnement administratif et opérationnel de notre réseau de magasins.

Votre rôle

Rattaché(e) au Directeur Administratif et Financier (DAF/CFO), vous occupez un poste central au sein de l'entreprise.

Véritable chef d'orchestre administratif et opérationnel, vous veillez au bon fonctionnement quotidien de notre réseau de magasins. Interlocuteur privilégié des équipes terrain, vous coordonnez les sujets liés à la vie des magasins, aux prestataires et aux services généraux.

Polyvalent(e), organisé(e) et réactif(ve), vous intervenez sur une grande diversité de missions et êtes un véritable support pour les équipes.