Adjoint de Direction d'Unite de Gestion H/F - Service Public

L'ensemble hébergement Marseille Centre est constitué de :

-10 cités et résidences universitaires pour une offre d'hébergement de 2 500 lits, réparties sur deux secteurs géographiques : secteurs Timone et St Charles

-une équipe de 42 agents fonctionnaires (filières administratives et ITRF) et contractuels de droit public + 30 agents CDD étudiants renforts

-un budget de 8,3M€ en recettes /2,9M€ en dépenses

Activités principales :

Assister et suppléer la directrice d'unité de gestion, dans le pilotage et la gestion opérationnelle de l'activité hébergement,

Alerter la directrice d'unité de gestion des éventuelles difficultés rencontrées.

Sous l'autorité de la directrice d'unité de gestion, participer à la mise en oeuvre opérationnelle de l'activité d'hébergement de l'établissement :

Management et gestion des services d'accueil (et de veille) et de gestion locative :

Encadrer les agents des services d'accueil (et de veille) et les gestionnaires locatifs,

Animer, coordonner et contrôler l'activité d'accueil et de gestion locative,

Animer des réunions thématiques liées à ces activités,

Garantir la continuité du service,

Garantir la coordination avec le responsable des services techniques,
Veiller à l'amélioration de la qualité d'accueil et de service aux étudiants,
Proposer des actions d'amélioration et formaliser les procédures,
Participation à la définition des besoins, recrutements et organisation des dispositifs de renfort d'été, de rentrée, de résidents référents,
Participer aux recrutements des personnels titulaires et recruter les CDD, Suivre l'accueil, l'intégration et la formation des agents.

Gestion matérielle:
Veiller à la sécurité des biens et des personnes au sein de l'unité de gestion,
Veiller à l'application des règles d'hygiène et de sécurité,
Veiller au respect de la réglementation en vigueur dans ses domaines d'intervention et à la mise en oeuvre des procédures du contrôle interne,
Participer à la tenue des registres prévus par la réglementation,
Prendre en charge les situations d'urgences.

Gestion RH
En qualité de «référent(e) RH», assurer la gestion administrative RH des agents en lien avec la Direction des ressources humaines

Gestion administrative et financière :
Assurer les démarches et procédures de contrôle interne de l'activité hébergement (constatation, occupations, Visale, SDNT, ...),
Assurer le dépôt et le suivi des factures sur la plateforme Chorus Pro,
Participer à la préparation des entretiens budgétaires et à la détermination des objectifs annuels et pluriannuel en matière d'équipement, de maintenance et de rénovation des sites,
Participer à l'exécution du budget alloué, valider les demandes d'achats et les services faits (applications métiers),
Participer à la bonne exécution des marchés publics passés par l'établissement,
Participer au suivi et au contrôle des opérations budgétaires (engagements, services faits, facturations, mise en paiement) en lien avec le « référent budget »,
Participer au suivi et au contrôle de la gestion des stocks / inventaire.

Supervision des accueil de groupes :
Coordonner les différents services pour la mise en oeuvre de l'accueil des groupes (accueils, petits-déjeuners, réservations de salle, ...),
Veiller à assurer une bonne qualité de service,
Assurer la facturation.

Accompagnement des étudiants, animation des résidences et vie étudiante.

Connaitre les méthodes de management, d'animation d'équipes et d'accompagnement au changement

Connaitre les méthodes d'accueil et de communication

Connaitre les dispositions applicables aux personnels

Connaitre les règles en matière d'achat public et de gestion budgétaire

Connaitre les règles d'hygiène, de santé et de sécurité

Connaitre le monde universitaire, les mission du Crous et les problématiques actuelles de la vie étudiante