Gestionnaire Hébergement H/F - Service Public

L'activité de formation et de recherche de l'établissement est organisée autour de huit départements de spécialité, de centres dédiés, de huit laboratoires de recherche, de trois unités mixtes de services / unités d'appui à la recherche, ainsi que de services supports et soutien concourant à la mise en oeuvre de ses missions.La réalisation de l'ensemble des missions de l'INSA Toulouse repose sur un effectif de 764 personnels, comprenant 317 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 447 personnels BIATSS, auxquels s'ajoutent environ 850 vacataires.La personne recrutée sera affectée au Service Hôtellerie.
Missions et activités du posteRattaché·e à l'adjointe du directeur du service hôtellerie, vous participerez et contribuerez activement à la gestion administrative des hébergements à destination des étudiants et des non-étudiants.Par ailleurs, vous prendrez en charge des actions de communication et vous participerez à la rédaction des procédures du service.Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes:Assurer l'accueil des usagers du serviceRenseigner et orienter les usagers (accueil physique et/ou téléphonique)Consulter les e-mails reçus sur l'adresse ****@****.** si absence du référent·eSupprimer les mails inutiles (spams, publicité...)Répondre et traiter les demandes d'informations, devis et réservationsAssurer la gestion de l'hébergement étudiant·eSaisir les réservations et planifier les arrivéesContrôler et valider les dossiers administratifsSuivi des dates de validité (assurance, visa...)Facturer et encaisser les loyers et prestationsPlanifier les états des lieux entrants et sortant et transmettre l'information à l'agent·e d'entretien de la résidence R1Gérer la liste d'attenteRelancer les usagers (paiement loyers, dossier administratif)Assurer la gestion de l'hébergement non-étudiant·eSaisir les réservations et planifier les arrivéesInformer l'agent d'entretien des départs et arrivéesFacturer les séjoursEncaisser les règlementsRelancer les usagersActivités complémentairesContribuer aux actions de communication du serviceRenforcer l'équipe administrative et technique en cas de besoinParticiper à l'écriture des procédures du serviceCes missions pourront être amenées à évoluer en fonction des besoins et de l'organisation du service.ContratCDD de 12 mois, renouvelable, période d'essai de 2 mois.Date de début du contrat : 01/09/2026En fonction de la grille de rémunération fonction publique des adjoints techniques de recherche et de formation, reprise d'ancienneté et expériencesHoraire hebdomadaire 37h30Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.

Profil recherchéDe formation initiale de niveau Bac à Bac +2 minimum dans le domaine administratif, de la gestion ou de l'assistanat, vous justifiez d'une expérience dans des fonctions d'accueil, de gestion administrative et de suivi de dossiers.Reconnu·e pour votre sens du service, votre aisance relationnelle et votre capacité d'organisation, vous appréciez le contact avec des publics variés et savez gérer plusieurs activités simultanément.Votre rigueur, votre réactivité ainsi que votre capacité à travailler en équipe seront des atouts déterminants pour réussir dans vos fonctions. Vous savez faire preuve de discrétion, d'autonomie et de discernement dans le traitement des situations rencontrées.Compétences et connaissances attenduesConnaissancesTechniques d'accueil et de relation usagers.Principes de gestion administrative et de suivi de dossiers.Règles de facturation et d'encaissement.Environnement bureautique et outils numériques courants.Connaissance des procédures administratives liées à l'hébergement et à la gestion locative appréciée.Compétences opérationnellesAccueillir, renseigner et orienter les usagers en présentiel, par téléphone ou par courriel.Gérer les réservations, les arrivées et les départs des résidents.Contrôler et suivre des dossiers administratifs.Réaliser la facturation, l'encaissement et le suivi des paiements.Assurer le suivi des échéances administratives et effectuer les relances nécessaires.Rédiger des courriers, notes et documents administratifs.Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.Organiser son activité et gérer les priorités dans un contexte d'activité soutenue.Rendre compte de son activité et transmettre les informations nécessaires aux différents interlocuteurs.Compétences comportementalesSens de l'accueil et de la qualité de service.Excellentes qualités relationnelles et de communication.Rigueur, méthode et sens de l'organisation.Réactivité et capacité à gérer les urgences.Esprit d'équipe et sens de la coopération.Autonomie et prise d'initiative.Sens des responsabilités et fiabilité.Capacité d'adaptation et polyvalence.Gestion du stress et maîtrise de soi dans les périodes de forte activité.