Assistant de Direction Déléguée - Site de Rennes - CDD - 100% H/F - FONDATION SAINT HELIER

La Fondation Saint-Hélier, reconnue d'utilité publique et acteur historique dans le domaine de la santé en Bretagne, oeuvre depuis 70 ans pour l'accompagnement des personnes en situation de handicap et en perte d'autonomie, porteuses de maladies chroniques quel que soit leur âge.La Fondation Saint-Hélier opère à travers un réseau étendu de structures sanitaires, médicosociales et du domicile en Ille-et-Vilaine (35) et dans le Morbihan (56). Pleinement reconnue sur le territoire pour son expertise, la Fondation a développé de multiples partenariats dans les secteurs sanitaire, social et médico-social afin de co-construire des parcours de soins et de vie de qualité, innovants, limitant la perte de chance et respectant les souhaits des personnes, au plus près des réalités territoriales.La Fondation intègre une logique du « aller vers » le domicile du patient en prenant son environnement du quotidien et son ancrage territorial. Forte de son expertise, la Fondation ne cesse d'innover en matière de prévention et de soins, plaçant l'usager au coeur de son projetDes valeurs fortes et un engagement sociétalLa Fondation Saint-Hélier s'appuie sur des valeurs fortes :Bienveillance et bientraitanceCommunication et co-constructionElle s'illustre également par son engagement :Inclusif : partenariats avec des écoles pour sensibiliser au handicapIntergénérationnel : crèche au sein de la résidenceÉvénements clés : Octobre Rose, et bien d'autres initiativesEn intégrant la Fondation Saint-Hélier, vous bénéficierez de :Association sportive pour les salariés, favorisant les liens et la cohésion entre services (accès salle de sport, balnéothérapie et cours collectifs)Remboursement des frais de transport en commun (50%) ou carte de parking (dès 1 mois en CDD) ou encore prime de mobilité (sous conditions)Restaurant du personnel (tarif avantageux de 3,93 €)Bâtiments modernes, chambres domotisés avec rails plafondDiverses initiatives en faveur de la QVT
Description de la mission : 1. Organisation et tenue du secrétariat de la Direction Déléguée Assurer la gestion quotidienne du secrétariat de la Direction Déléguée.Gérer l'agenda du Directeur Délégué : rendez-vous, réunions, invitations et visioconférences.Anticiper les conflits d'agenda et assurer le suivi des réponses aux invitations. Assurer la gestion de la boîte mail de la Direction Déléguée.Assurer le suivi quotidien du courrier et des parapheurs. o Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes.Gérer les demandes urgentes et hiérarchiser les priorités2. Organisation et suivi des instances et réunions Planifier les instances et réunions de la Direction Déléguée.Préparer et envoyer les convocations et invitations.Préparer et diffuser les ordres du jour et documents associés.Organiser la logistique des réunions : salles, visioconférences, restauration et matériel.Assurer le suivi administratif des instances : CODIR délégué, CDU, CVS, CSE de site et autres réunions.Préparer, mettre en forme et diffuser les procès-verbaux et comptes rendus. Assurer l'archivage des documents liés aux instances. o Effectuer les relances nécessaires auprès des participants3. Gestion documentaire et rédactionnelle Mettre en forme les notes, courriers, comptes rendus et documents émanant de la Direction Déléguée.Préparer et vérifier les documents avant diffusion.Assurer le classement et l'archivage des courriers et documents de référence.Assurer la traçabilité des documents transmis et validés.Participer à la préparation des dossiers nécessaires aux réunions et instances4. Coordination avec la Direction Générale et les fonctions supports Assurer l'articulation fonctionnelle avec l'Assistante de la Direction Générale.Participer à la transmission des informations et courriers à enjeux pour la Fondation.Assurer le lien avec les Ressources Humaines, la logistique, la qualité et les autres fonctions supports.Apporter un appui au secrétariat de la Direction Générale dans l'élaboration, l'actualisation et le suivi des conventions.Assurer le suivi des conventions relevant de la Direction Générale. Profil recherché : Savoir Faire :Gestion administrative et organisationnelle Maîtrise des outils bureautiques et numériques (Pack Office : Word, Excel, Power Point)Coordination et gestion des prioritésConnaissance du secteur de la santé et médico-socialSavoir Etre :Rigueur et méthodologieDiscrétion et confidentialité Excellent relationnel et diplomatie Réactivité et gestion du stress Esprit d'équipe et collaboration Capacité d'adaptation