Secrétaire Adminitratif H/F - Eanm les Bordes

- Assure l'accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées, des familles et des partenaires.- Oriente les interlocuteurs vers les professionnels concernés.- Gère la réception, le traitement et la diffusion de l'information (courriers, mails, appels).- Constitue, met à jour et classe les dossiers administratifs des personnes accompagnées.- Assure le suivi des admissions, des sorties et des mouvements et veille à la conformité des documents administratifs.- Participe au suivi des droits (MDPH, notifications, prises en charge, mutuelles, CPAM).- Rédige, met en forme et suit les courriers, comptes rendus, convocations et documents institutionnels.- Assure la saisie et la mise à jour des données dans le logiciel métier.- Gère l'archivage et la traçabilité des documents dans le respect de la réglementation (RGPD).- Participe à la préparation administrative des réunions.- Assure la coordination administrative entre les équipes et participe au suivi logistique et administratif.- Contribue au suivi des prestataires et partenaires externes.- Apporte un appui administratif à la direction et aux chefs de service.- Établit les DPAE, les contrats de travail et les courriers à destination des salariés en l'absence de l'Assistante RH- Participe à la vie institutionnelle, à la démarche qualité et à l'amélioration continue des pratiques administratives.

Experience: Débutant acceptéCompétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Organiser l'accueil des visiteurs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)Qualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Accueil ou accompagnement sans hébergement d'adultes handicapés ou de personnes âgéesListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.