Secretaire de la Direction de Greffe H/F - Service Public

Composition et effectifs du service:Exercice des fonctions du secrétaire administratif en binôme avec une adjointe administrative régisseuse titulaire et du service centralisateur des frais de justice.- 1 DG - 7 greffiers- 1 SA (+ 1 en cours de recrutement)- 5 AA, 1 AT (+ 1 en cours de recrutement)Votre hiérarchie :Directrice de greffe de la cour d'appelVos interlocuteurs métiers :Les usagers du service public, les entreprises ou intervenants extérieurs, les partenaires institutionnels
AGENT DE CATEGORIE B TITULAIRE/ Corps des secrétaires administratifsGROUPE IFSE21 poste vacant au 1ermars 2027Le/La secrétaire administratif(ve) assure le secrétariat de la direction de greffe dans la gestion de son secrétariat et de ses dossiers.Vos activités principales1.SecrétariatAccueil et renseignements des différents interlocuteurs,Gestion des courriers entrants et sortants,Préparation des réunions,Elaboration des notes, courriers et documents administratifs,Préparation des réunions et élaboration des comptes-rendus (réunions de service...),Tenue et gestion des dossiers administratifsdes fonctionnaires de la cour d'appel,Préparation des assemblées générales des fonctionnairesde la cour d'appel (convocations, listes d'émargement...),Elaboration des bordereaux de versement et de destruction des archives de la juridiction en lien avec le service technique,Gestion de la réservation des salles et des véhicules de service en lien avec les secrétariats des chefs de cour et l'équipe technique.2.Service support et logistiquePrise en charge des aspects logistiques des réunions et des évènements en lien avec les cheffes de cabinet et les secrétariats des chefs de cour (invitations, réservation de salles, organisation des moments de convivialité...),Diffusion d'informations générales et communications diverses,Gestion et préparation de l'audience solennelle de rentrée et de l'audience de présentation en collaboration avec les secrétariats des chefs de cour et les cheffes de cabinet,Gestion des fournitures de bureau, des clés, etc...,Gestion des interventions et/ou maintenances en l'absence de l'agent technique,3.Gestion des ressources humainesPréparation de l'accueil des nouveaux arrivants (logistique, informatique...) en lien avec la direction du greffe et le SAR,Gestion des tableaux mensuels des astreintes et des heures supplémentaires des agents titulaires,Gestion des vacations des agents réservistes,Communication aux agents des notes relatives aux ressources humaines, aux formations, aux mobilités et aux concours...,Notification des demandes relatives à la carrière des fonctionnaires (arrêtés et décisions du SAR, états de services...)Suivi avec la direction de greffe des campagnes de mobilités (2 campagnes semestrielles et mobilités hors campagne),Suivi des accidents de service,Préparation et notification des contrats des vacataires (collationnement des pièces constitutives et notification du contrat),Classement et archivage des documents et des dossiers selon les textes en vigueur.4.Suivi et exécution budgétaire des crédits de fonctionnement de la juridictionGestion des devis, saisie des demandes d'achat sur Chorus formulaire après validation par la direction de greffe,Gestion de la constatation des services faits dans Chorus formulaire.Les missions listées ci-dessus ne sont pas exhaustives et peuvent connaître des évolutions liées à l'activité.

Connaissances :Statut général de la fonction publiqueCircuits administratifsOrganisation judiciaire et administrativeOutils bureautiquesOutils de communicationSavoir-être :Réserve et discrétion professionnelleSens des relations humainesSens du service publicSens de l'organisationSens des responsabilitésCapacité d'adaptationCapacité à travailler en équipe, esprit de collaborationCommunication efficace et adaptée aux interlocuteursFaire preuve de loyautéSavoir-faire :Connaissance détaillée des circuits administratifsApplication des textes législatifs et réglementairesCapacité à travailler dans l'urgenceMaîtrise des nouvelles technologiesMaîtrise des outils bureautiques (WordPerfect, Open Office, Excel, Outlook, Word)Priorisation, anticipationPolyvalence, rigueurRéactivité et vigilanceFiabilité dans l'exécution des consignes