Secrétaire Administratif- Intermédiation Financière des Pensions Alimentaires Ifpa- Pôle Famille H/F - Direction des services judiciaires - CA VERSAILLES

Les activités du service
Le pôle famille est en charge des contentieux du divorce, de l'après-divorce et du hors-divorce. Il est constitué de trois pôles PF1, PF2 et PF3, des tutelles mineurs et d'un secrétariat commun.

Composition et effectifs du service
Selon le service d'affectation, greffiers, contractuels, adjoints administratif

Votre hiérarchie
Le directeur des services de greffe judiciaire, le directeur de greffe adjoint, le directeur de greffe

Vos interlocuteurs métiers
les partenaires institutionnels ; les services de l'État et des collectivités territoriales ; les collaborateurs occasionnels du service public de la justice ; les auxiliaires de justice

Vos activités principales

1. Soutien administratif
Soutien administratif pour l'instruction et le suivi des dossiers
Traitement et rédaction des courriers et des courriels de la boîte structurelle
Suivi des différentes phases de procédure et d'instruction des dossiers
Elaboration de planning et gestion d'agenda
Réception des dossiers- Enregistrement sur le portail de l'ARIPA- Notifications des décisions- Suivi des retours
Gestion du tableau de suivi des ordonnances de protection- Renfort PF2 chambre du conseil (préparation et suivi des procédures sans audience)

2. Accueil
Accueil physique et téléphonique des justiciables et des auxiliaires de justice
Orientation du justiciable
Mise à disposition des différents imprimés et des listes de pièces à fournir par type de procédure
Renseignement sur les procédures en cours

3. Classement et archivage
Organiser et suivre le plan de classement du service
Archiver les documents et les dossiers

4. Divers
Tenue de statistiques et alimentation de tableaux de bord : recueillir et saisir les informations afin d'établir des statistiques mensuelles et annuelles, mais également satisfaire une demande ponctuelle
Suivi de l'actualité législative et règlementaire
Accompagnement des nouveaux arrivants sur le service

Connaissances
Statuts de la Fonction publique et statuts particuliers
Circuits administratifs
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautique

Savoir-être

Avoir le sens de l'organisation
Etre autonome
Avoir le sens des relations humaines
Savoir anticiper

Savoir-faire
Alimenter les tableaux de bord
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Travailler en équipe
Maîtriser les rédactions particulières
Maîtriser les nouvelles technologies